При заведении дичного дела работника, Индекс (номер) личного дела — указывается по журналу (книге) учета личных дел. Пунктами 19 и 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета». Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Для того, чтобы пронумеровать личное дело, вам нужно составить Номенклатуру дел по организации (или ИП-нику): таблица, в которой указывается индекс дела, заголовок, срок хранения, вид хранения. Пример:
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № ____ г. Минск на 2006 год
... 6. КАДРЫ
06-01 Приказы руководителя организации 75 л., о приеме, переводе, увольнениях, ст. 19б премировании сотрудников ...
06-07 Личные дела работников 75 л., ст. 498в
... и т. д.
Тогда у Вас номер личного дела работника будет следующим (например): Авдотьин И. В. - ЛД 06-07/01 .... Ромова Ж. И. - ЛД 06-07/15 и т. д.
Для совместителей (если на них заводите личное дело) к номеру можно добавлять буквенное обозначение «с» или «совм».
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»