На предприятии происходит смена главбуха. До какого старый гл.бух. должна передать дела, с какого момента новый гл.бух. подписывает документы, в т.ч. банковские и налоговые. Спасибо за ответ
Насколько я понимаю, как только податутся сведения в налоговую и в банк подписи. Это происходит после даты принятия на работу. Только чтоб вам не попасть впросак: когда старый уже уволен а на нового права подписи нет а денежные документы подписывать надо
Беларусь
Нольде17.01.2005 16:11:20
Основным законодательным актом, которым следует руководствоваться при смене главного бухгалтера коммерческой организации и который определяет действия администрации предприятия в этой ситуации, является Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон). Кроме того, необходимо учитывать нормы следующих документов: - Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК); - Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62; - Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (далее - Положение № 11); - Порядка выдачи налоговыми органами документов о внесении в Государственный реестр налогоплательщиков Республики Беларусь сведений о руководителе и (или) бухгалтере (главном бухгалтере) коммерческой или некоммерческой организации, утвержденного приказом Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 31.03.1999 № 54; Причины смены главного бухгалтера могут быть различными: На главного бухгалтера, как и на всех штатных сотрудников предприятия, распространяются все нормы трудового законодательства, действующие в Республике Беларусь. Поэтому, приняв решение об увольнении по собственному желанию, главный бухгалтер обязан уведомить нанимателя об этом письменно (заявление об увольнении) за один месяц до момента своего ухода (ст.40 ТК). Согласно ст.7 Закона назначение на должность и освобождение главного бухгалтера от занимаемой должности осуществляется руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами. Подчинение главного бухгалтера непосредственно руководителю предопределяет статус бухгалтерии как самостоятельной структурной единицы, не входящей в состав какого-либо иного подразделения организации. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом. Помимо обычных процедур, предусмотренных при увольнении, следует организовать передачу дел новому главному бухгалтеру. Передача должна состояться независимо от того, приходит на должность главного бухгалтера совершенно новый сотрудник, или происходит повышение в должности работника бухгалтерии этой же организации (чаще всего - заместителя главного бухгалтера). Нередко на практике нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности (например, заместителя главного бухгалтера, экономиста), а впоследствии назначают главным бухгалтером. Это возможно в ситуации, когда уходящий главный бухгалтер еще работает. То есть в течение небольшого отрезка времени в организации фактически работают два главных бухгалтера. В случае когда известно, что после увольнения главного бухгалтера эта должность будет вакантной, бухгалтерские документы следует передать по акту руководителю предприятия, так как в соответствии с абзацем первым ст.6 и абзацем четвертым ст.16 Закона ответственность за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения, хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности несет руководитель предприятия (учреждения). Иными словами, при отсутствии нового главного бухгалтера процедура передачи дел будет состоять из: 1) передачи дел уходящим главным бухгалтером руководителю или назначенному его приказом временно исполняющему обязанности; 2) передачи дел временно исполняющим обязанности новому главному бухгалтеру. Если же отсутствует главный бухгалтер, обязанный сдать дела (в исключительных случаях), передачу дел осуществляет его заместитель. Таким образом, в процедуре передачи дел будут участвовать три стороны: главный бухгалтер (уходящий или новый), руководитель предприятия и временно исполняющий функции главного бухгалтера (например, заместитель главного бухгалтера). Рассмотрим процедуру передачи дел, обусловленную сменой главного бухгалтера. Передача дел должна быть начата сразу после того, как руководитель получит информацию об уходе главного бухгалтера, в противном случае возникает риск не успеть завершить эту процедуру в течение месяца - срока предупреждения нанимателя об увольнении. Однако если главный бухгалтер не успеет передать до окончания обозначенного срока дела, работодатель не имеет права каким-либо образом задерживать его на работе, особенно если работник увольняется по собственному желанию. Передачу дел при смене главного бухгалтера можно условно разделить на несколько этапов:
I этап. Определение даты, на которую передаются дела
Чтобы зафиксировать финансово-хозяйственное состояние организации на определенную дату и проконтролировать соблюдение требований непрерывности, полноты ведения учета, дела, как правило, передаются по состоянию на 1-е число месяца. Например, если заявление об уходе по собственному желанию подано 4 апреля, то последним рабочим днем главного бухгалтера на данном предприятии будет 4 мая. В силу того что действующим законодательством установлены сроки сдачи бухгалтерской отчетности за текущий месяц до 20-го числа следующего месяца, отчитываться о хозяйственной деятельности предприятия за апрель предстоит уже новому главному бухгалтеру (или, при отсутствии такового, лицу, временно исполняющему обязанности главного бухгалтера). В нашем примере датой состояния бухгалтерского учета, зафиксированной в акте приема-передачи дел, будет 1 апреля.
II этап. Издание приказа о приеме на работу и/или возложении обязанностей главного бухгалтера, внесение изменений в документы
Для того чтобы нормальная работа организации продолжалась и в период и после увольнения главного бухгалтера, необходимо своевременно внести соответствующие изменения в некоторые документы. Увольнение главного бухгалтера неизбежно влечет за собой внесение изменений в данные, указанные в ранее представленных в ИМНС заявлении о присвоении УНН и извещении об открытии счета, и соответственно в Государственный реестр налогоплательщиков, а также замену карточки с образцами подписей и оттиска печати, представленную в обслуживающий банк. В период приема-передачи дел обязанности главного бухгалтера может выполнять как уходящий главный бухгалтер, так и лицо, уполномоченное на то руководителем организации. Если работник, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, не обладает правом второй подписи и не внесен в карточку с образцами подписей и оттиска печати, ранее представленную в обслуживающий банк, необходимо оформить карточку с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия (но не более двух месяцев) и выписку из приказа по предприятию (п.50 Правил открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь от 28.09.2000
Беларусь
Нольде17.01.2005 16:14:06
Продолжение - № 24.12). Временная карточка подписывается руководителем и действующим главным бухгалтером предприятия, скрепляется оттиском печати и дополнительного удостоверения не требует. После утверждения акта приема-передачи дел обязанность контроля составления и подписи документов принимает на себя новый главный бухгалтер. Приказ (распоряжение) о назначении на должность подписывается руководителем предприятия, а не иным должностным лицом, например финансовым или коммерческим директором. После назначения нового главного бухгалтера необходимо полностью переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати.
III этап. Завершение учетного процесса и составление отчетности на дату передачи дел
Под завершением учетного процесса понимается выполнение всех бухгалтерских записей, которые должны быть произведены за истекший период, а также обеспечение наличия документального основания для каждой выполненной записи. Таким образом, учетный процесс считается завершенным, если выполнены все бухгалтерские записи, сформирован оборотный баланс, заполнены все предусмотренные законодательством формы бухгалтерской и налоговой отчетности. Особое внимание следует уделить сверке данных по расчетам налогов с данными налоговой инспекции. Для этого необходимо запросить акт сверки по начислению и своевременности уплаты в районной инспекции МНС, а также проверить своевременность сдачи налоговых отчетов, отчетов в Фонд социальной защиты населения, статистической и прочей отчетности, связанной со спецификой деятельности предприятия (например отчетность по обороту алкогольной продукции и др.)
IV этап. Проверка состояния бухгалтерского учета, правильности оформления регистрационных журналов
Проверка правильности ведения бухгалтерского учета и оформления бухгалтерских документов в процессе передачи дел может проводиться как с привлечением аудиторской фирмы, которая дает профессиональную оценку состояния дел, так и собственными силами предприятия. Проверка бухгалтерских записей предполагает контроль соблюдения всех требований ведения бухгалтерского учета - полноты, своевременности, непротиворечивости. В процессе проверки бухгалтерских записей определяется: - отражение в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций, имевших место с начала года; - соответствие даты совершения хозяйственной операции дате бухгалтерской записи; - соответствие данных накопительных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги бухгалтерской и налоговой отчетности. Процедура оценки состояния бухгалтерского учета включает проверку наличия и правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах. Первичные документы, подлежащие регистрации в журналах и книгах учета, а также документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, кредитные и расчетные обязательства должны содержать подписи руководителя, главного бухгалтера организации либо уполномоченных ими на то лиц. Право подписи этих уполномоченных лиц должно быть оформлено соответствующими приказами. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета содержит требования регистрации выдачи определенных документов и совершения кассовых операций в специальных журналах и книгах. Перечислим некоторые из них, обязательные для ведения на предприятиях всех сфер предпринимательской деятельности: - книга учета проверок (ревизий) (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2001 № 248); - книга покупок (Инструкция о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, утвержденная постановлением Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 29.06.2001 № 94 (в редакции постановления МНС от 31.01.2003 № 6)); - приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 № 21) - журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга (форма КО-4) (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 № 43); - журнал (книга) регистрации доверенностей (инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», согласованная с ЦСУ СССР). В ходе проверки кассовой дисциплины следует проверить наличие утвержденных лимитов, устанавливаемых обслуживающими учреждениями банков по согласованию с руководителем предприятия, а также достаточность этих лимитов для обеспечения нормального функционирования организации (особенно это важно для организаций розничной торговли и общественного питания). Напомним, что по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денежных средств в кассе в банк, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в банк денежная наличность - сверхлимитной.
V этап. Инвентаризация всех видов имущества и расчетов, проверка состояния архива предприятия
Статьей 12 Закона при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц предусмотрено обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств. При увольнении главного бухгалтера инвентаризация может быть проведена по распоряжению руководителя организации, так как именно руководитель определяет объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации. Особенно важно обратить внимание на необходимость инвентаризации кассовой наличности в организациях с небольшой численностью работающих и отсутствием в штате кассира, когда обязанности последнего выполняет главный бухгалтер. Заметим, что в данной ситуации главный бухгалтер является материально ответственным лицом и с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Результаты инвентаризации необходимо оформить соответствующим актом (письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54). Выявленные расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном ст.12 Закона. Несмотря на то что в процессе приема-передачи дел правильность бухгалтерских записей и налоговых расчетов, выполненных в прошлые годы, не проверяется, тем не менее должна быть проверена полнота бухгалтерских и налоговых документов за предыдущие годы, то есть архива предприятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (ст.16 Закона), поэтому в случае обнаружения фактов отсутствия каких-либо документов он обязан обеспечить восстановление этих документов.
VI эта
Беларусь
Нольде17.01.2005 16:15:35
Продолжение - VI этап (заключительный). Составление и подписание акта приема-передачи дел
На этом этапе составляется акт приема-передачи дел, в котором указываются все существенные моменты, характеризующие состояние дел бухгалтерии организации на установленную дату передачи. Акт подписывается передающим и принимающим дела главными бухгалтерами либо лицами, временно исполняющими их обязанности, а также членами комиссии. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых представляется на утверждение руководителю предприятия, второй - остается у передающего лица. Каждое предприятие имеет свою специфику, поэтому можно предложить лишь примерную схему составления акта приема-передачи дел.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»