добрый день! Прошу, подскажите какие документы (минимальный перечень документов) по кадрам необходимы в наличие на предприятии? Понятно, что должны быть трудовые договоры, книжки, карточки. А вот из общих документов, типа штатного расписания и т.п.?
трудовые инспекции проверяют (т.е. наличие необходимо): приказы по личному составу+ заявления под них трудовые книжки трудовые договора штатное расписание графики отпусков Табель учёта использования рабочего времени личные карточки правила ВТР должностные инструкции книга учета движения трудовых книжек приходно-расходня книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним а также при проверке охраны труда: инструкции по охране труда, журналы проведения инструктажей...
Анна, а если можно, и мне пришлите пожалуйста, то что вы узнали.idam2004@yandex.ru.
Беларусь
Max21.01.2005 13:07:03
Эд, если у Вас более расширенный список, то опубликуйте здесь, плиз :)
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:08:31
Уважаемая Анна! Документы по трудовым и связанным с ними отношениям на предприятии
Прежде всего претенденту на вакантное место предлагается представить краткую информацию о себе, заполнив анкету. В анкете обычно указываются: дата заполнения анкеты, место прописки и место жительства претендента, дата и место рождения, семейное положение, образование, увлечения и т.д. Если личные данные претендента соответствуют требованиям, необходимым для замещения вакансии, производится оформление его на работу с составлением (заполнением) следующих документов: - заявление о приеме на работу; - личная карточка (форма Т-2); - автобиография; - трудовой договор (контракт). Заявление. Составляется от руки или на трафаретном бланке (если в организации есть утвержденный в установленном порядке трафаретный бланк). В нем содержатся реквизиты: - наименование документа (заявление); - дата; - адресат; - текст; - подпись; - виза руководителя структурного подразделения (при необходимости); - резолюция руководителя; - отметка об исполнении. Примерная форма заявления:
Директору УП «ЛТД» Дмитриеву Н.А. Иванова Петра Александровича, проживающего по адресу: г.Минск, пр-т Ф.Скорины, д.8, кв.2
ЗАЯВЛЕНИЕ № _______
Прошу принять меня на должность ведущего экономиста в отдел бухгалтерского учета с 1 мая 2003 года.
П.А.Иванов 28.04.2003 (подпись) (дата)
Главный бухгалтер _______________ О.Т.Петрова (подпись) Директор _______________ Н.А.Дмитриев (подпись)
Отметка службы кадров о приеме работника на работу
Личная карточка (форма Т-2). Личная карточка формы Т-2, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», используется с 1 января 1990 г. на предприятиях всех форм собственности. Личная карточка является документом анализа и учета движения кадров. В соответствии с указанным постановлением личная карточка заполняется работником кадровой службы на работников всех категорий.
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:09:45
Продолжение - Все записи в личной карточке осуществляются на основании документов, представленных работником (ст.26 ТК). Основным документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт или иной документ, его заменяющий (например, вид на жительство для иностранцев, свидетельство о рождении для несовершеннолетних). Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению предприятий, организаций и министерств (ведомств), в подчинении которых они находятся. Все записи должны вноситься вручную, без сокращений текста. Личные карточки группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле по алфавиту фамилий уволенных работников. Автобиография. Составляется от руки в произвольной форме с последовательным кратким изложением следующих сведений: - краткая автобиография; - сведения о семейном положении; - сведения о близких родственниках; - другие сведения по согласованию. Трудовой договор (контракт). При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор. Трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст.1 ТК). Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 «Об утверждении примерной формы трудового договора». Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя. Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон и нормами ТК. Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ст.19 ТК РБ. В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором. При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю документы в соответствии со ст.26 ТК. Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» нанимателям предоставлено право заключать с работниками контракты (трудовые договоры, заключаемые в письменной форме на определенный в них срок и содержащие особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде) на срок не менее одного года. Обязательным условием заключаемого контракта является наличие дополнительных мер
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:11:12
Продолжение - стимулирования труда, в том числе возможность предоставления дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до пяти календарных дней и повышение тарифной ставки (не более чем на 50%, если больший размер не предусмотрен законодательством) (п.2 названного декрета). Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с согласия сторон. Прием на работу нового сотрудника оформляется приказом по личному составу. Это локальный нормативный акт, издаваемый руководителем организации при приеме, увольнении, переводе, перемещении и отпуске работника. В организации должна быть налажена работа по учету и регистрации издаваемых приказов руководителя. Требования к подготовке и оформлению приказов определены Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13; Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другими нормативными актами по делопроизводству. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-95 приказ о приеме на работу должен быть оформлен на «общих бланках» и содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование организации, издающей документ; - название вида документа; - дата и регистрационный номер; - место издания; - название; - текст; - подпись; - визы. Текст приказа состоит из преамбулы и распорядительной части, в нем отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение. В конце каждого пункта приказа, как правило, указывается основание для его составления. Примерная форма приказа о принятии на работу:
УП «ЛТД»
ПРИКАЗ по личному составу 01.05.2003 № 23-Л г.Минск
О приеме на работу Иванова П.А.
ПРИНЯТЬ: Иванова Петра Алексеевича на должность ведущего бухгалтера в отдел бухгалтерского учета с 1 мая 2003 года с окладом согласно штатному расписанию. Основание: 1) заявление Иванова П.А. о приеме на работу от 20.04.2003; 2) трудовой договор от 01.05.2003.
Директор _____________ Н.А.Дмитриев (подпись)
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:11:55
Продолжение - Подпись работника об ознакомлении с приказом (от руки), с указанием даты
В соответствии с постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» работники, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявлять нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной. Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено вышеназванным постановлением. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 года. Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков Республики Беларусь. Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется уполномоченным сотрудником кадровой службы в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного сотрудника кадровой службы и гербовой печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя. В трудовую книжку вносятся: - сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; - сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; - сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе; - сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке; - сведения о назначении пенсии. Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству по желанию работника производится по месту его основной работы. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:12:34
Продолжение - с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним (с записью серии и номера), выданные работникам, поступающим на работу впервые. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета. Согласно ст.194 ТК трудовой распорядок работников определяется следующими локальными нормативными актами: 1) правила внутреннего трудового распорядка; 2) штатное расписание; 3) должностные инструкции работников; 4) графики работ (сменности); 5) графики отпусков; 6) положения и инструкции по охране труда и технике безопасности; 7) коллективный договор (соглашение) и др. Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждаются нанимателем с участием профсоюзов (если профсоюзная организация существует) на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка». Наличие таких правил обязательно для каждого нанимателя независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Правила должны быть вывешены на видном месте. При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка. Штатное расписание. Это документ, регламентирующий состав и структуру организации. Штатное расписание является основным нормативным актом, определяющим численность работников по каждому наименованию в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации. В нем указываются наименования должностей, специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных окладов (тарифных ставок) и место работника в общей структуре трудового коллектива. В соответствии со штатным расписанием при заключении трудового договора определяется трудовая функция работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям) с указанием квалификации. Наниматели любых организационно-правовых форм могут заключать трудовой договор с работником только на вакантные профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием. Порядок заполнения и структуру штатного расписания определяет руководитель организации исходя из производственной необходимости. Однако существуют определенные требования к штатному расписанию. Порядок расположения в штатном расписании структурных подразделений и должностей должен максимально отражать реальную структуру и иерархию управления в организации. В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем группам персонала, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном, например: руководители, специалисты, другие служащие (технические исполнители), рабочие. Общая численность по штатному расписанию не может быть выше реальной численности работников организации, которая отражается в статистических отчетах и в расчетно-платежных документах. Наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:13:12
Продолжение - ст.19 ТК в штатном расписании определяются нанимателем в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), квалификационным справочником должностей служащих, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке. Должностные инструкции. Являются основными организационно-правовыми документами, определяющими задачи, функции, основные обязанности и ответственность работников организации при осуществлении ими служебной деятельности в соответствии с занимаемым служебным положением. Целью составления должностной инструкции является необходимость регламентации работы каждого работника организации в отдельности, повышение его ответственности и обеспечение объективности при проведении его аттестации, поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания. Этот документ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на структурное подразделение в целом и на конкретного работника в частности. Основными документами, используемыми при составлении должностных инструкций и регламентирующими труд работников, являются соответствующие квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, утвержденных в установленном порядке. Четкая определенность трудовой функции в должностной инструкции повышает личную ответственность работника и позволяет избежать трудовых споров по поводу применения ст.30 (перевод), ст.31 (перемещение), ст.32 (изменение существенных условий труда) ТК, а также вследствие расторжения нанимателем трудового договора по ст.29 и п.3 ст.42 ТК. Графики работ (сменности). Согласно ст.123 ТК режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) при сменной работе. График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется на предприятии. Установленный режим рабочего времени доводится до сведения работников не позднее одного месяца до введения его в действие. Табель учета использования рабочего времени. В соответствии с п.9 Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80, для определения списочной численности работников на предприятии (организации) необходимо вести ежедневный учет численности работников, которая должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта). Численность работников списочного состава за каждый календарный день должна соответствовать данным табельного учета использования рабочего времени работников. На основании данных табельного или другого учета заполняются показатели использования рабочего времени. При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами. На основании данных табеля учета рабочего времени производится начисление заработной платы повременщикам. Табель учета рабочего времени ведется работником кадровой службы либо другим уполномоченным лицом в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель передается в бухгалтерию. График отпусков и оформление отпуска работнику. Согласно ст.168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:13:51
Продолжение - профсоюза. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время категориям работников, предусмотренным ст.168 ТК. В графике отпусков отражается месяц предоставления отпуска по плану и отмечается фактическое время предоставления работнику отпуска с изложением в графе 5 причин изменения времени предоставления отпуска. Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст.152 ТК). Форма записки об отпуске утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.10.2000 № 110. В связи с тем, что ТК не установлен конкретный перечень нанимателей, использующих только приказ (распоряжение) об отпуске или записку об отпуске, каждый наниматель вправе применять любой из предложенных вариантов оформления отпуска своих работников. Коллективные договоры, соглашения. В соответствии со ст.361 ТК коллективный договор - локальный нормативный акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками. Коллективные договоры могут заключаться на предприятиях любых форм собственности и ведомственной принадлежности. Порядок заключения коллективных договоров регламентирован разделом IV ТК. Условия коллективного договора, которые ухудшают положение работника по сравнению с действующим законодательством, являются недействительными (ст.362 ТК). При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника с действующим коллективным договором под роспись (ст.54 ТК). Разрабатываемые и утверждаемые на предприятиях (в организациях) положения об оплате труда, о премировании, трудовые договоры, контракты и другие документы, регулирующие трудовые правоотношения на предприятии, относятся к другим локальным нормативным актам по вопросам труда. Эти акты не должны противоречить законодательству о труде и ухудшать положение работника.
Группировка документов кадровой службы предприятия в дела
Для упорядочения всех имеющихся в службе кадров документов производится их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела по признакам: номинальному - объединение документов по их виду (приказы, докладные и т.д.); тематическому - объединение документов по их содержанию; временному - объединение документов за какой-либо определенный период. Кроме того, в дела могут объединяться документы по переписке с однородными корреспондентами. При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела. В номенклатуре дел организации необходимо предусматривать отдельное формирование дел приказами, срок хранения
Беларусь
Нольде21.01.2005 13:14:49
Продолжение - которых 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, командировках). Эти приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах и им присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом следует помнить, что к их порядковым номерам добавляют буквенные обозначения: «к» - для приказов, срок хранения которых 75 лет, и «л» - срок хранения которых три года. С учетом этого требования в отдельные дела формируют годовые, квартальные, месячные планы и отчеты, подлинники и копии документов. Допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, которые связаны с рассмотрением одного вопроса. В этом случае по окончании делопроизводственного года документы раскладываются в отдельные дела по срокам их хранения согласно номенклатуре дел. Документы к приказам по основной деятельности группируются и хранятся у лица, ответственного за их подготовку. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников. Для того чтобы эти документы образовывали самостоятельные дела, в номенклатуру необходимо дополнительно включить дело «Документы к приказам по личному составу», которое будет формироваться из листков по учету кадров, заявлений, представлений, докладных записок, не вошедших в состав личных дел. Срок хранения таких дел - три года. Документы в личных делах располагаются в последовательности: внутренняя опись имеющихся в деле документов, заявление о приеме на работу, направление (представление), анкета, листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, выписки из приказов или копии самих приказов, характеристики, аттестационные листки, договор о материальной ответственности (если таковой необходим). Каждый документ должен быть оформлен в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Существующий порядок формирования дел в организации должен закрепляться в ее номенклатуре дел. Ответственность за правильное ведение дел в организациях несут непосредственные исполнители. При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38. С введением в действие разделов названного перечня отменяется действие соответствующих разделов Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.
Беларусь
"Анонимно"20.01.2015 15:10:03
Добрый день!!! Подскажите
Беларусь
"Анонимно"20.01.2015 15:13:40
Добрый день!!! Подскажите пожалуйста, какую документацию поочередно ведет главный бухгалтер в гос.организации?Спасибо!!
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»