Недавно устроился на работу бухгалтером.После предыдущего буха остались неподшитыми документы за 2007-2008 годы, т.е они подшиты по тоненьким папочкам, но мы купили много толстых папок и теперь мне стоит задача все разложить в толстые папки. Подскажите какие документы можно подшивать вместе, а какие должны быть подшиты только в отдельных папках или где можно прочитать о том как правильно формировать документы на фирме. Спасибо.
А.Е.РЫБАКОВ, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Подписано в печать 25.06.2008
Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов. Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел». Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации. Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. Среди этих документов основными являются: - Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13; - Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. N 5. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) - канцелярию, секретариат и др. Если в связи с небольшим объемом документооборота служба ДОУ в организации не создана, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на специально назначенного работника (группу работников), выполняющего функции этой службы. Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел включает пять граф: 1) индекс дела; 2) заголовок дела; 3) количество дел; 4) срок хранения дела и номер статьи по перечню; 5) примечание. Индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом. Например: 06-03 06 - структурное подразделение «Бухгалтерия»; 03 - приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным. Например, «Штатные расписания предприятия на; 2008 год» или «Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии».
Количество дел. Данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года. Срок хранения дела и номер статьи по перечню. В этой графе проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем. В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения: - Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. N 38 (с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. N 4, от 31 августа 2007 г. N 58; далее - Перечень 2001); - перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. N 82 (далее - Перечень 2006). Примечание служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п. Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии. Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела с нормативными правовыми актами Республики Беларусь (06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительными документами (06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Как видно, на первое место вынесено дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлено слово «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в бухгалтерии. В этом случае указание на то, что в деле находятся копии документов, в заголовке будет отсутствовать. Следует обратить внимание, что в одно дело (06-03) в бухгалтерии формируются копии приказов по личному составу как 75-, так и 3-летнего срока хранения. Такое допустимо только в отношении копий документов, так как срок хранения всех дел с копиями приказов одинаков (3 года). Подлинники приказов по личному составу разных сроков хранения должны формироваться в разные дела. За распорядительными документами следуют дела с организационными документами (06-04 «Положение об отделе. Копия»; 06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 06-06 «Штатные расписания предприятия на 2008 год»), планами и отчетами (06-07 «Финансовый план предприятия на 2008 год»; 06-08 «План кредитования предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.)»; 06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему»; 06-10 «Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»; 06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»). Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соотве
Беларусь
"Анонимно"18.03.2009 10:03:02
в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). Соответствующие дела группируются по блокам с учетом значимости и сроков хранения. В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней (вышеуказанные Перечень 2001 и Перечень 2006), а также других нормативных правовых актов. В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. - пунктами. В приведенном ниже примере (приложении) номенклатуры дел бухгалтерии в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки соответственно на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму. Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии подписывается начальником этого структурного подразделения (главным бухгалтером), визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела. Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся пять лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений. Пример оформления номенклатуры дел бухгалтерии
Приложение
Частное унитарное предприятие «Вихрь» Бухгалтерия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 15.12.2007 N 06-36 г.Минск на 2008 год
Как определить сроки хранения документов, чтобы не допустить нарушений? Порядок установления сроков хранения При хранении бухгалтерских документов необходимо учитывать нормы Закона РБ от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 22.12.2005 № 76-З). Для определения сроков хранения следует руководствоваться гл. 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» разд. III «Финансы» Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень-2001). Пунктом 2 Положения о порядке применения Перечня-2001, утвержденного также постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, зафиксировано, что нормы Перечня-2001 обязательны к исполнению как в государственных, так и в негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве. При этом произвольное изменение (снижение) сроков хранения документов, указанных в Перечне-2001, не допускается. Предусмотренная Перечнем-2001 отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) со сроками хранения конкретных видов документов означает, что указанные в отличие от других документов временного срока хранения отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих документов после окончания делопроизводственного (календарного) года. Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отбираются к уничтожению. В гр. 3 и 4 Перечня-2001 указаны сроки хранения документов с учетом принадлежности организаций к источнику комплектования государственных архивов: – в графе 3 – для учреждений, организаций, предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также для организаций и предприятий негосударственной формы собственности; – в графе 4 – для учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. К ним относятся организации (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), у которых документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы. Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования государственных архивов определяется учреждениями государственной архивной службы. Ранее субъекты хозяйствования РБ для определения сроков хранения документов руководствовались в основном Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее – Перечень-1988). В соответствии с п. 5 Положения о порядке применения Перечня-2001 не применяются статьи разд. 1.1–1.3, 2–4, 9 части первой Перечня-1988. В то же время разделы Перечня-1988, отсутствующие в Перечне-2001, не утратили юридической силы. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документы заведены в январе – декабре 2005 г. и закончены делопроизводством в 2005 г., исчисление сроков хранения этих документов (в т.ч. бухгалтерских) началось с 1 января 2006 г.
Беларусь
"Анонимно"18.03.2009 10:04:01
Следует отметить и то, что при подготовке Перечня-2001 не были учтены нормы части первой ст. 182 Гражданского кодекса РБ, в которой закреплено, что иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение. В связи с этим рекомендуем бухгалтерские документы и исполненные договоры хранить в течение 10 лет с момента исполнения сделок, чтобы доказать действительность сделки в случае предъявления обвинений. В настоящее время посредством ПЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы и т.д., поэтому следует помнить, что срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях. Эта норма зафиксирована в части третьей ст. 16 Закона № 3321-ХII.
Нормативное регулирование При установлении сроков хранения бухгалтерских документов необходимо руководствоваться и иными документами. Так, при хранении документов на машинных носителях дополнительно нужно соблюдать условия и требования, установленные: – Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»; – Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной председателем Госкомархива РБ 26.07.1996; – СТБ 12.21–2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» (введен в действие с 1 сентября 2000 г.); – Методическими рекомендациями по архивному хранению электронных документов, утвержденными председателем Госкомархива РБ 24.12.1998; – Методическими рекомендациями по проведению экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение, утвержденными председателем Госкомархива РБ 16.02.2001. При этом следует отметить, что отдельные министерства разработали и утвердили перечни документов с указанием сроков хранения для подведомственных организаций: – перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органов, подразделений и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением МЧС и Госкомархива РБ от 31.01.2005 № 4/2; – перечень документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минстата и Госкомархива РБ от 27.01.2005 № 9/1; – перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минтранса и Госкомархива РБ от 28.11.2005 № 66/8. Необходимо отметить, что в связи с изданием постановления МНС РБ от 30.04.2004 № 58 утратил силу перечень документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63.
Ответственность за несоблюдение законодательства в части делопроизводства и сохранности документов Руководитель организации обязан обеспечить контроль за соблюдением установленного порядка накопления, за сохранностью, учетом, использованием документов и несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии со ст. 16 и 17 Закона № 3321-ХII. Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в первую очередь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства РБ, созданная в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947. Она же вправе привлекать руководителя и (или) главного бухгалтера к административной ответственности. Административная ответственность за ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления, утрату или незаконное уничтожение документов предусмотрена Кодексом РБ об административных правонарушениях от 06.12.1984 № 4048-X (с изменениями и дополнениями) и Указом Президента РБ от 16.01.2002 № 40 (с изменениями и дополнениями).
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»