Это смотря какие.Сведения о заработной плате(лицевые счета,ведомости) хранятся 75 лет, по основным-постоянно, пор внешнеэкономической деятельности-10 лет,остальные- три года после проверки. Найдите в базе постановление комитета по архивам.
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:11:09
Общие положения
Различают оперативное и архивное хранение бухгалтерских документов. Сроки хранения бухгалтерских документов, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, приводятся в целом для оперативного и архивного хранения. Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за отчетным. Вопросы организации оперативного хранения дополнительно регламентируются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, и разработанным на предприятии графиком документооборота. Нормы данного Положения в силу ст.1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР» действуют на территории Республики Беларусь в части, не противоречащей Закону РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З).
Оперативное хранение бухгалтерских документов
Оперативное хранение предполагает хранение исполненных документов в бухгалтерии до момента сдачи в архив организации. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение 1-3 месяцев исполненные бухгалтерские документы могут находиться на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. До передачи в общий архив исполненные бухгалтерские документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах, ответственность за сохранность которых возлагается на главного бухгалтера или лицо, им уполномоченное. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты, путевые листы) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Организации, применяющие журнально-ордерную форму учета, а сельскохозяйственные организации именно к таким и относятся, обязаны руководствоваться гл.XIV Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденной Минфином СССР 08.03.1960 № 63, где сказано, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри дела документы подшиваются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или в ведомости. На делах приводятся наименование предприятия или организации, название и порядковый номер дела с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в деле. Для предприятий системы АПК используется порядок, определенный названной Инструкцией, в соответствии с которым журналы-ордера хранятся в делах, открываемых на год отдельно для каждого из них. В отдельные дела, открываемые в пределах одного отчетного года,
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:11:51
формируются: - журналы-ордера № 1-АПК; - журналы-ордера № 2-АПК; - журналы-ордера № 3-АПК и ведомость 25-АПК; - журналы-ордера № 4-АПК и ведомость 38-АПК; - журналы-ордера № 5-АПК; - журналы-ордера № 6-АПК и реестры операций по расчетам с поставщиками (приложение к журналу-ордеру); - журналы-ордера № 7-АПК; - журналы-ордера № 8-АПК и ведомости 38-АПК по аналитическому учету операций по счетам 61, 64, 63, 65 и т.д. В отдельные дела следует помещать производственные отчеты по отраслям и видам деятельности в пределах отчетного года: - производственные отчеты по растениеводству (ф.18); - производственные отчеты по животноводству (ф.18а); - производственные отчеты по промышленным производствам (ф.18б); - производственные отчеты по вспомогательным производствам, содержанию и эксплуатации машинно-тракторного парка (ф.18в) и т.д. Листки-расшифровки хранятся вместе с документами, относящимися к журналам-ордерам или вспомогательным ведомостям, в которых производились записи на основе этих документов или листков-расшифровок. Расчетные ведомости по зарплате хранятся в отдельном деле по месяцам или в целом за год в зависимости от количества ведомостей. Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых делах. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями. Исполненные документы бухгалтерии в оперативном архиве можно хранить в течение года после окончания отчетного периода. Это связано с тем, что организациям разрешено составлять и представлять годовой отчет до 1 апреля следующего за отчетным года, а также проводить аудиторскую проверку. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года, следующего за отчетным. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. В настоящее время для организации хранения бланков строгой отчетности следует руководствоваться нормами Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.
Формирование и оформление дел
Все исполненные первичные учетные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело согласно определению, данному ГОСТом 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номенклатура дел разрабатывается в организации в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:12:44
управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов). Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в целом по организации и оформленный в установленном порядке. Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), то есть происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Оформление дела - определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке - по датам, месяцам, по нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (в исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов). Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый - при их заведении, второй - по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. По срокам хранения документы и дела различают: 1) постоянного хранения - бессрочное (вечное) хранение; 2) временного хранения, которые в свою очередь подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно; 3) по личному составу. К такого рода документам относятся документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях), оформление обложки дела. Заверительная надпись делается в конце дела на отдельном листе формата А4. Внутренняя опись оформляется также на листе формата А4. В графе «Примечания» описи делается запись, если из дела изымаются документы или в дело включаются документы-копии, заменяющие подлинники. Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело было подшито или переплетено без бланка внутренней описи, то внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается документы таких дел хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, пересистематизацию дел не производить, а также не составлять
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:13:19
внутренние описи и заверительные надписи. Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Передача документов на архивное хранение
Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, определено, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, однако п.5.3.1 Основных правил работы архивов установлено, что в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, срок хранения которых 75 лет (о трудовом стаже и т.д.). Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра. В своем большинстве бухгалтерские документы относятся к документам временного - до 10 лет включительно - хранения, поэтому целесообразно воспользоваться положением п.5.3.2 Основных правил работы архивов: дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел. Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, обязаны оформлять и хранить документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан.
Организация архивного хранения документов и архивов организациями
Документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд РБ. Документы Национального архивного фонда хранятся в государственных архивах, в том числе ведомственных, а также в архивах негосударственных предприятий, учреждений, организаций.
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:14:11
Организации, обладающие архивами негосударственной части Национального архивного фонда, являются источниками формирования Национального архивного фонда с согласия собственников по представлению учреждений Государственной архивной службы РБ. Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования государственных архивов производится учреждениями государственной архивной службы Беларуси. Списки источников формирования Национального архивного фонда утверждаются один раз в пять лет и ежегодно по представлению соответствующих учреждений Государственной архивной службы уточняются. В организациях для хранения всех документов, и в частности бухгалтерских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы, для которых выделяются специальные здания, помещения, в которых необходимо поддерживать соответствующий технологический режим для хранения архивных документов. В соответствии с Законом РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивах) архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливаемые Основными правилами работы архивов. В частности, согласно подп.6.1.1-6.2.5 Основных правил работы архивов к помещению архива предъявляются следующие требования: - архиву предоставляется специально построенное здание или часть здания, приспособленная для хранения документов; - архив должен состоять из комплекса помещений, в который входят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, читальный зал для работы пользователей (исследователей); - хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и др. Также необходимо поддерживать температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы хранения документов на бумажной основе, установленные подп.6.3.1-6.5.4 Основных правил работы архивов. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на северную сторону. В то же время негосударственная организация может передать свои документы на хранение и в государственный архив, однако в соответствии с Положением о порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 31.01.2000 № 125, это возможно только на основании договора и при возмещении издержек по хранению документов. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, общественные объединения по согласованию с органами Государственной архивной службы и в соответствии с типовым перечнем могут разрабатывать и утверждать перечни документов, подлежащих хранению в создаваемых ими архивах. Это закреплено Законом об архивах.
Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидируемых организаций
При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:14:59
случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы. Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и от того, является ли эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст.16 Закона об архивах. Аналогичный порядок установлен в Основных правилах работы архивов. Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы собственности следует руководствоваться п.63 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.03.1999 № 11 (в редакции Декрета Президента РБ от 17.12.2002 № 29), где установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов. При ликвидации коммерческой (негосударственной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсационной основе. До настоящего времени не до конца урегулирован вопрос с передачей на хранение документов ликвидированных коммерческих организаций, зарегистрированных и действовавших в г.Минске. Поэтому документы ликвидированных коммерческих организаций принимают на хранение органы, зарегистрировавшие ранее эти организации в качестве субъектов хозяйствования, а именно Минский горисполком, администрации районов города. Ранее ликвидированные предприятия с иностранными инвестициями обязаны были сдавать документы МИДу, в настоящее время - Мингорисполкому, администрации районов города. В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек. Это требование установлено п.11 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248. Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя, приемка в архив - на основании акта приема-передачи дел организации, индивидуального предпринимателя. Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган. Государственные организации, учреждения, предприятия в случае их ликвидации книги учета проверок (ревизий) передают в
Беларусь
Нольде22.02.2005 15:16:00
установленном порядке также по номенклатуре дел. Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении к уничтожению. Порядок уничтожения документов Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению. Для определения исторической ценности документов в государственных органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности создаются экспертные комиссии. Юридические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда, вправе уничтожать архивные документы только с разрешения органов Государственной архивной службы. Документы уничтожаются в том случае, когда истекает установленный срок хранения на 1 января текущего года. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, в котором делается отметка об утверждении (согласовании) описей дел постоянного хранения и по личному составу. Это связано с тем, что документы уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который имеются соответствующие описи дел постоянного хранения и по списочному составу, утвержденные (согласованные) в соответствии с действующими требованиями. Иначе уничтожение является незаконным. Уничтожение бланков строгой отчетности производится комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Отобранные к уничтожению и включенные в акт, утвержденный руководителем организации, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. После сдачи в акте делается следующая запись: «Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом ___ кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № ______». Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью. Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. Это требование определено п.4.5.6 Основных правил работы архивов. Законодательно не закреплена возможность механического уничтожения документов, в том числе и с помощью бумагоуничтожителей, поэтому не рекомендуется осуществлять этот процесс таким способом. Бумагоуничтожающие машины допускается использовать, как правило, для уничтожения документов, имеющих реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение срока хранения, предусмотренного ст.19 Закона об архивах, то есть в течение 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, после истечения сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.
Беларусь
Главбуся22.02.2005 15:18:15
Господин Нольде! Весь документ Госкомархива займет много места, дайте лучше ссылку на него. Там про бухгалтерские написаны сроки хранения в отдельной главе для тех, кто сдает в архив и для тех,кто не сдает. и есть нюансы. Есть другие документы по проверкам внешнеэкономической деятельности-там про 10 лет срок «исковой давности».Значит, должны быть документы. Я уже сталкивалоась с этим, когда документы нужны были, а они уничтожены через три года после последней проверки налоговой.
Беларусь
Нольде_Главбусе22.02.2005 15:24:57
Уважаемая Главбуся! Мною выставлена статья на данную тему, а не сам нормативный документ и, выставлена в целях ознакомления как автора вопроса, так и иных, кто пожелает, посетителей данного Форума!
А нормативный правовой акт - ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 6 августа 2001 г. № 38
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ
[Изменения и дополнения: Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 28 апреля 2004 г. № 4 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/10948 от 06.05.2004 г.)].
На основании его и иных актов и написана выставленная мною статья.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»