Подскажите!!! В организации существуют различные ЖУРНАЛЫ учета, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно вести. А можно ли их не покупать??? А самим сделать? Вопрос в том, как правильно это сделать? В каком виде (обычные листки ф. А4 сшивать или как)? Обязательно ли прошнуровывать и т.д.????
я никогда не покупаю, распечатываю на принтере форму, сшиваю (если требуется законодательно)
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 12:33:16
сейчас все можно вести в электрононом виде
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 12:33:38
у нас даже закон есть - о внедрении электронного документаоборота
Беларусь
Бух.06.05.2013 13:30:29
А что за закон о внедрении эл. документооборота?
Беларусь
бух06.05.2013 13:36:28
Нашел в Консультанте Закон № 357-З от 10.01.00 «Об. электронном документе», НО он уже утратил силу, да и там нет ничего про журналы! Или это не тот закон?
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 13:38:07
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. N 113-З
ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ
Принят Палатой представителей 4 декабря 2009 года Одобрен Советом Республики 11 декабря 2009 года
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 13:40:40
ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 20 июля 2010 г. N 1086
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ ФОРМЫ ВНЕШНЕГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
В целях реализации статьи 32 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. 2. Настоящее постановление вступает в силу с 20 января 2011 г.
Премьер-министр Республики Беларусь С.Сидорский
Беларусь
ММ06.05.2013 13:41:17
У вас уже есть электронные подписи сотрудников, чтобы вести журналы выдачи командировочных удостоверений или журнал учета трудовых книжек?))))) Не бегите впереди паровоза.
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 13:41:21
УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 11.05.2012 N 120
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Беларусь
бух06.05.2013 13:43:40
Так это в АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ!!!!
Беларусь
Бух.06.05.2013 13:44:18
Аааа... простите, И В ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ...
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 13:44:27
«Промышленно-торговое право», 2011, N 07
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В КАДРОВОМ ПРОИЗВОДСТВЕ
В.А.ГРИГОРЬЕВ, партнер юридической группы «Статут», консультант в области законодательства о труде
Подписано в печать 29.06.2011
В оформлении юридически значимой документации 21 января 2011 г. произошло знаковое событие - вступил в силу Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон). Согласно части первой ст. 22 Закона подлинный электронный документ имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручно. Следовательно, требование законодательства к письменной форме может быть исполнено при составлении электронного документа, а требование к получению соответствующей подписи - путем проставления электронной цифровой подписи. Законодательство Республики Беларусь очень узко трактует понятие «электронный документ». Его обязательным реквизитом является электронная цифровая подпись. Не допускается использование других аналогов собственноручной подписи, а также документов в электронном виде, целостность и подлинность которых проверяется без использования сертифицированных средств электронной цифровой подписи (часть вторая ст. 2 Закона). Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) содержит ряд положений, которые могут быть исполнены с применением электронного документа. Вместе с тем в значительной части норм законодательства о труде отсутствует условие об обязательной форме документа, на основании чего можно сделать вывод о том, что передача сведений через средства электронного обмена информацией (электронная почта (E-mail), короткие текстовые сообщения по мобильному телефону (SMS), централизованная служба обмена сообщениями в сети Интернет (ICQ) или др.) допустима. Однако сложно говорить о достаточности применения вышеуказанных средств электронного обмена информацией, поскольку впоследствии в большинстве случаев не представляется возможным установить, получена информация конечным субъектом (работником, начальником и др.) или нет, так как имеется вероятность того, что информация принята другим лицом. Таким образом, значительную часть кадровой работы можно перенести в систему электронного документооборота. При этом наниматель вправе использовать две абсолютно разные как по юридическому содержанию, так и по техническому исполнению формы электронной передачи информации. 1. При необходимости передачи информации, которая в соответствии с законодательством не требует письменной формы или получения подписи работника, наниматель вправе использовать один из традиционных видов передачи информации через электронный носитель. Наиболее распространенными электронными средствами связи являются: - электронная почта. Наиболее удобное средство связи, так как безопасность ее использования в первую очередь зависит от самого работника. К несомненным плюсам также относится возможность пересылать по электронной почте, например, копии, фотографии документов и др. Кроме сферы трудовых правоотношений, данный способ передачи информации распространен в банковской сфере (при предоставлении выписок о состоянии карт-счетов) и при ведении переговоров и обмене документами при оказании различного рода услуг; - направление коротких текстовых сообщений по мобильному телефону. Их применение позволяет оперативно передать информацию работнику, что является главным преимуществом такого способа передачи данных; его недостатки - ограниченность передаваемой информации; - использование служб обмена сообщениями в сети Интернет или в локальной компьютерной сети. Указанный способ получил широкое распространение в сфере высоких технологий (среди программистов, инженеров, дизайнеров веб-сайтов и др.), а также среди работников, которые по роду своей деятельности выполняют обязанности с применением компьютерной техники (секретари, авторы, редакторы и др.). Наниматель должен направлять работнику следующую информацию: а) предупреждение профсоюза при расторжении трудового договора с работником по инициативе нанимателя (ст. 42 ТК), за исключением случаев расторжения трудового договора по п. 2, 7 ст. 42 ТК. Поскольку форма предупреждения и согласия законодательством о труде не установлена, стороны имеют право использовать устную форму или передачу уведомления или согласия (запроса на получение согласия) с применением средств электронной передачи информации; б) извещение работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее чем за один месяц (ст. 65 ТК). Такая форма уведомления может быть использована при условии передачи работнику всей необходимой информации об изменении существенных условий труда; в) извещение об установлении, замене и пересмотре норм труда (ст. 87 ТК); г) извещение о необходимости сообщать своему руководителю или иному должностному лицу нанимателя о неисправности оборудования, инструмента, приспособлений, транспортных средств, средств защиты; об ухудшении состояния своего здоровья; сообщать нанимателю о любой ситуации, угрожающей жизни или здоровью работников и окружающих; несчастном случае, произошедшем на производстве; оказывать содействие нанимателю в принятии мер по оказанию необходимой помощи потерпевшим и доставке их в организацию здравоохранения (п. 5, 6 ст. 232 ТК); д) оформление перемещения работника, если оно не должно оформляться приказом; е) графики работ (сменности) (ст. 123 ТК); ж) распоряжения и приказы, направляемые работнику, а также уведомления и предупреждения, предусмотренные локальными нормативными актами нанимателя (например, уведомление секретаря о планируемой командировке работника или бухгалтерии о дате трудового отпуска или увольнения работника). Кроме того, наниматель вправе организовать электронную систему учета рабочего времени сотрудников. Например, при приходе на работу и при уходе с нее работники обязаны отмечаться путем направления в адрес своего руководителя соответствующего сообщения. В локальном нормативном правовом акте необходимо установить меры безопасности, применяемые внутри компании при использовании рассматриваемых способов передачи информации, а также порядок и способы ее передачи. Логичная система движения информации внутри организации позволит нанимателю экономить значительные временные ресурсы, а также будет способствовать разрешению конфликтных ситуаций при возникновении споров. 2. При необходимости передачи информации в письменной форме или получения подписи работника наниматель вправе использовать электронный документооборот в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным гл. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 (далее - Инструкция), в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Согласно п. 220 Инструкции документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должно отвечать требованиям СТБ 6.38-2004. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по установленным Инструкцией правилам и прикрепляется в виде файла к электронному письму. Документы в
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 13:45:40
Документы в электронном виде подлежат регистрации в общем порядке. Дополнительно используются реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. Документы в электронном виде согласно п. 236 Инструкции после исполнения предписаний, в них содержащихся, хранятся в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. Локальным правовым актом организации должно быть определено место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению, которые осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь (в том числе Инструкции по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 37, и Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 36). Кроме вышеуказанных требований к форме и хранению электронного документа, законодательство устанавливает нормы, которые определяют его подлинность, однако затрудняют использование как такового. Так, целостность и подлинность электронного документа должна подтверждаться с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке электронной цифровой подписи открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ. Для реализации системы электронного документооборота наниматель обращается в организацию, оказывающую услуги по распространению открытых ключей: достоверное подтверждение принадлежности открытого ключа определенным организации или физическому лицу, издание, распространение, хранение сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов открытых ключей. Деятельность по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая электронную цифровую подпись, согласно п. 201 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. N 450, относится к лицензируемому виду деятельности. Перечень видов работ, входящих в состав этой деятельности, приведен в п. 13 приложения 1 к данному Положению. Из указанного перечня видно, что для внедрения системы электронного документооборота каждый из этапов, начиная с разработки и заканчивая сервисным обслуживанием, должен производиться только имеющей лицензию организацией. На белорусском рынке таких субъектов хозяйствования немного, однако подобные услуги предлагаются. Одним из вариантов внедрения системы электронного документооборота может стать получение организацией лицензии и прием на работу, обучение соответствующего специалиста или установка системы на основании договора возмездного оказания услуг.
Этапы внедрения системы электронного документооборота. После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота встает вопрос, с чего начинать проект, по каким критериям отбирать поставщика и т.д. Рассмотрим поэтапно, как надо действовать. Первый этап. Определяем, работу с какими документами нужно оптимизировать, какие бизнес-процессы будут затронуты, деятельность каких структурных подразделений стоит автоматизировать. Если не налажен бумажный документооборот, то сразу переходить на электронный не имеет смысла. Сперва необходимо восстановить кадровое делопроизводство, исправить допущенные ошибки. В результате кадрового аудита обычно выявляются условия возникновения необоснованных временных затрат и дублируемых операций, устранение которых позволит увеличить эффективность документооборота. Выберите лицо, ответственное за внедрение системы, определите его полномочия. Постарайтесь учесть масштабы системы: планируемое количество рабочих мест, действие системы в филиалах и дочерних организациях, оптимальный финансовый план-график. Второй этап. Сформулируйте требования к системе (функциональность, безопасность, удобный интерфейс, наличие подробной документации, опыт успешного внедрения в других организациях) и к организации-производителю, а также отберите предложения, с которыми планируете работать. При выборе производителя руководствуйтесь его деловой репутацией, наличием квалифицированных специалистов, успешным опытом работы в аналогичных проектах, принципами обслуживания и поддержки, финансовой стабильностью. Третий этап. Изучаем предлагаемые системы на практике. На вопросы, касающиеся применения системы, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая ответ демонстрацией на контрольном примере или на реальной рабочей системе. Постарайтесь пообщаться с компаниями, уже внедрившими систему, которую вы планируете купить. Выясните, предоставляется ли гарантийная техническая поддержка и проводится ли обучение работе с системой. Четвертый этап. Автоматизируем документооборот. Можно начать с пилотного проекта на ограниченном числе компьютеров. Обучите специалистов, опробуйте систему в деле, а потом докупайте необходимое число лицензий. Необязательно сразу приобретать дорогостоящую систему на полное число рабочих мест. Внедрение обычно включает несколько этапов, которые могут идти параллельно: - Формальное описание схемы движения документов. - Составление инструкций, номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов. Адаптация системы. - Установка и настройка программного обеспечения. - Обучение персонала. - Опытная эксплуатация. - Окончательная настройка системы, устранение выявленных недочетов. - Сдача системы в эксплуатацию.
Беларусь
бух06.05.2013 14:02:27
Хорошо, а как в случ. если журналы нужны в документальном виде, в наличии, мне там сотрудники должны каждый раз расписываться, так как в этом случ.? Подскажите, как правильно это сделать!
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 14:04:49
берете большую общую тетрадь, ралинеиваете как вам надо и пиши и расписывайтесь. я так делаю всегда
Беларусь
"Анонимно"06.05.2013 15:48:47
А существует ли стандартизация по количеству листов????
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»