Работники компании направлены в командировку в Италию. Счет за проживание в 2 – х местном номере выписан только на ФИО одного работника (стоимость 2 суток 120 евро) , хотя в номере проживали оба. Как правильно рассчитать стоимость проживания по 60 евро на каждого + объяснительная, по какой причине не оформили 2 счета. Или же возместить одному стоимость проживания как в одноместном номере, а второму 5% от нормы. Как правильно?
Директор организации и его заместитель командированы в г.Амстердам (Нидерланды) для проведения переговоров с потенциальными партнерами с 6 по 8 мая 2014 г. Гостиница забронирована с использованием сайта. К авансовому отчету от 12.05.2014 приложен счет гостиницы, выписанный на имя директора, и кассовый чек об оплате услуг гостиницы на сумму 572,55 евро. В подтверждающем документе об оплате (счет гостиницы) сведений о проживании второго человека не содержится.
Бухгалтером для сравнения произведенных работником расходов на проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения было принято трое суток (с 6 по 8 мая 2014 г.). Постановлением № 7 предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для Нидерландов установлены до 125 долл. США. Таким образом, по расчетам бухгалтера предельная норма возмещения расходов по проживанию составила 750 долл. США (2 чел. х 3 суток х 125 долл. США), или 600 евро (750 долл. США / 1,25).
Бухгалтер всю сумму по счету в размере 572,55 евро отнес на затраты, учитываемые при налогообложении.
Аванс на командировку, перечисленный на личную карточку директора, включал денежные средства на проживание в расчете на двух человек. Денежные средства в оплату гостиницы произведены директором с личной карточки.
Суть нарушения. 1. Документ, не содержащий сведений о количестве и фамилиях сотрудников, проживавших в номере, не может служить основанием для включения произведенных расходов по найму жилого помещения в затраты в пределах установленных норм (в расчете на двух человек).
2. До 1 сентября 2014 г. не допускалось перечисление денежных средств на командировочные расходы для нескольких человек на карточку одного сотрудника.
Требования нормативных актов. 1. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п.14 Инструкции № 115).
В данной ситуации подтверждающие документы на проживание в Амстердаме были представлены только одним работником, соответственно, норма расходов по найму жилого помещения принимается до 125 долл. США в сутки на одного работника. Оплата расходов по найму жилого помещения для другого работника осуществляется в размере от 5 до 20 % от данной нормы, поскольку отсутствуют подтверждающие документы.
2. С 1 сентября 2014 г. в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций, утвержденную постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107), введена норма, допускающая перечисление денежных средств, предназначенных для оплаты в безналичном порядке расходов по проезду к месту командировки и обратно, а также найму жилого помещения, на корпоративную (личную) дебетовую карточку под отчет одного командированного лица. Отчет об израсходованных суммах на указанные цели представляется этим лицом (п.44 Инструкции № 107).
До 1 сентября 2014 г. не допускалось перечисление денежных средств на командировочные расходы для нескольких человек одному сотруднику.
Выводы и последствия.
В заключение отметим, что при проверке контролирующие органы могут исключить из состава затрат расходы, произведенные сверх установленных норм в расчете на одного человека, что приведет к доначислению налога на прибыль.
В соответствии с п.1 ст.13.6 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуплата или неполная уплата плательщиком, иным обязанным лицом суммы налога, сбора (пошлины) влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее 10 базовых величин.
10.12.2014
Наталья Врублевская, DipIFR, директор общества с ограниченной ответственностью «АудитПлюс»
Беларусь
Olga V23.06.2014 15:20:53
Мне понравилось: выплатить одному за двоих и в задании на загранкомандировку ПОРУЧИТЬ этому сотруднику оплатить номер за двоих. *** В общем так или иначе, но можно компенсировать этим несчастным мужикам их гостиницу - все дело в количестве бумажек. Флуд: интересно, а почему они не берут номер на каждого? Я бы, например, с чужой теткой жить не хотела, тем более за чужой счет.
Беларусь
БТР23.06.2014 13:37:10
Мне понравилось: выплатить одному за двоих и в задании на загранкомандировку ПОРУЧИТЬ этому сотруднику оплатить номер за двоих.
Беларусь
Ольга22.06.2014 14:02:48
«Анонимно» 22.06.2014 13:17:13
очень правильно. Если бы в номере жили два посторонних человека, то как бы они тогда расплачивались? Просто нужно думать заранее, а не по факту расхлебывать ситуацию. И проводить инструктаж с работниками. Передавать другим лицам выданные под отчет деньги нельзя! ____________________________________ Вот! Золотые слова! «Анонимно» 22.06.2014 13:17:13, спасибо!
Беларусь
"Анонимно"22.06.2014 13:17:13
А кто мешает просить каждый раз в гостиницах, чтобы выписали два счета, и каждый сотрудник заплатил бы за себя? Не скинулись и оплатили, а Вася оплатил за себя и получил счет на свою фамилию, и тоже самое Петя -оплатил за себя и получил счет на свою фамилию? ______________ очень правильно. Если бы в номере жили два посторонних человека, то как бы они тогда расплачивались? Просто нужно думать заранее, а не по факту расхлебывать ситуацию. И проводить инструктаж с работниками. Передавать другим лицам выданные под отчет деньги нельзя!
Беларусь
Главбуся21.06.2014 20:42:40
Ольга,за границей все собственники «невменяемые». Им по фиг дым, что Вам надо с Вашей точки зрения. Они по своему законодательству выписали счет на НОМЕР на двух человек и взяли деньги с одного. Им все равно ,кто заплатил.Но указали 2 чела.Что они нарушили? ничего,А Вы уж тут долбитесь,как хотите!Им никто приказать не может. Люди,выучите,наконец, ЧУЖАЯ СТРАНА НЕ ОБЯЗАНА ВЫПОЛНЯТЬ ВАШИ ЗАВИХРЕНИЯ!. И у нас нет никаких проблем,не выдумывайте лишнего и не высасывайте миз пальца проблемы ((
Беларусь
Olga V21.06.2014 19:59:47
А кто мешает просить каждый раз в гостиницах, чтобы выписали два счета, и каждый сотрудник заплатил бы за себя? Не скинулись и оплатили, а Вася оплатил за себя и получил счет на свою фамилию, и тоже самое Петя -оплатил за себя и получил счет на свою фамилию? Когда бухгалтер от работников ничего подобного не требует, тогда они и не парятся. Только поэтому возникают у кого-то такие ситуации на постоянной основе. А не потому, что за границей во всех гостиницах все прямо невменяемые работают. *** Тут я с Вами согласна. Если в воспитательных целях оплатить только одному, а второму 5-20% от нормы, то, может быть, в следующий раз они включат мозг. Если бы платили отдельно, им бы просто выписали две квитанции и все, даже никого бы не пришлось упрашивать. Я просто писала, что возможно принять и такой счет при желании.
Беларусь
"Анонимно"21.06.2014 19:59:06
Ольга - возьми себе пиражок.
Беларусь
Ольга21.06.2014 19:46:52
Olga V 21.06.2014 18:17:07
Так в принципе весь бухучет можно вести основываясь на данных детективов *** Ну попробуйте. Но вообще-то я пошутила. Хотя в каждой шутке есть доля правды, и это не бОльший бред, чем предположение, что работники сняли номер, но один спал не в гостинице. Нет, может оно и так, но кого это волнует и кто это должен раскапывать. ____________________________________ мне остается только снова повторить: пусть они хоть оба не спали в гостинице. Главное, чтобы предоставили счет с двумя фамилиями, и оба официально проходили бы по документам, что они заказали эту гостиницу и оплатили. Никого же не волнует, где они фактически были ночью- в гостинице или где-нибудь еще.
Ольга. И еще. Как тут кто-то говорил, что итальянца не возможно доказать, что нужны две фамилии в счете. И кто-то еще здесь писал, что и у него на фирме постоянно такие же ситуации с загран.командировками. А кто мешает просить каждый раз в гостиницах, чтобы выписали два счета, и каждый сотрудник заплатил бы за себя? Не скинулись и оплатили, а Вася оплатил за себя и получил счет на свою фамилию, и тоже самое Петя -оплатил за себя и получил счет на свою фамилию? Когда бухгалтер от работников ничего подобного не требует, тогда они и не парятся. Только поэтому возникают у кого-то такие ситуации на постоянной основе. А не потому, что за границей во всех гостиницах все прямо невменяемые работают.
Беларусь
Olga V21.06.2014 19:10:15
есть квитанция за проживание одного в двухместном номере.:-) *** Там так и написано - «жил один, объяснениям не верить»?
Беларусь
"Анонимно"21.06.2014 19:06:20
квитанция за жилье на двоих есть __ есть квитанция за проживание одного в двухместном номере.:-)
Беларусь
Olga V21.06.2014 18:17:07
Так в принципе весь бухучет можно вести основываясь на данных детективов *** Ну попробуйте. Но вообще-то я пошутила. Хотя в каждой шутке есть доля правды, и это не бОльший бред, чем предположение, что работники сняли номер, но один спал не в гостинице. Нет, может оно и так, но кого это волнует и кто это должен раскапывать... Приказ на командировку на двоих есть, квитанция за жилье на двоих есть, объяснительная, почему в квитанции одна фамилия, а не две, есть, отчет о командировке есть - все, полное счастье, я считаю.
Беларусь
"Анонимно"21.06.2014 13:27:46
Так в принципе весь бухучет можно вести основываясь на данных детективов
Беларусь
Olga V21.06.2014 11:14:06
Недоплачены налоги от 60 евро, выплаченных второму сотруднику без подтверждающих документов, которые налоговая снимет с себестоимости и отнесет за счет прибыли *** А этот второй сотрудник наймет частного детектива и докажет, что ночевал в гостинице. Подошьет к авансовому отчету документ - отчет детектива. Тогда налоговая вернет на затраты? Кстати, почему вы все время упоминаете 5% от нормы? Можно 20 по распоряжению нанимателя, что часто оказывается больше, чем стоимость гостиницы. Я этим пользуюсь, а квитанции складываю в тайный ящик.
Беларусь
"Анонимно"21.06.2014 10:55:03
Документ не у Васи или Пети, а в бухгалтерском учете конторы. Какое дело,кому заплатили? Затраты в конторе не завышены.
Недоплачены налоги от 60 евро, выплаченных второму сотруднику без подтверждающих документов, которые налоговая снимет с себестоимости и отнесет за счет прибыли
Беларусь
Olga V20.06.2014 21:31:44
И пусть кто-нибудь докажет обратное. __ докажет. в счете на проживание не оба, а один указан. *** И что? Фамилия в счете доказывает, что перед этим они не скинулись на покупку? Может быть Вы слово «скинулись» не понимаете?
Беларусь
"Анонимно"20.06.2014 21:11:34
И пусть кто-нибудь докажет обратное. __ докажет. в счете на проживание не оба, а один указан.
Беларусь
Olga V20.06.2014 20:36:32
Если их нет, то проще выплатить каждому компенсацию за проживание в надежде на то, что работник, проживание которого в гостинице любезно оплатил его товарищ, просто вернет эту сумму своему кредитору. *** Вот и я говорю - скинулись. И пусть кто-нибудь докажет обратное. Не, гугл тоже перемудрил. С копиями документов - это хорошо. Я так тоже делаю.
Беларусь
"Анонимно"20.06.2014 20:19:36
а вот несколько ситуаций (рассуждений на тему с итоговой моралью:-), за что тоже гуглу спасибо.:-) ВОПРОС: В связи с производственной необходимостью два работника предприятия срочно выехали в командировку. При этом им не был выдан аванс. В гостинице они остановились в двухместном номере, полную стоимость которого за свой счет ОПЛАТИЛ ОДИН из работников. В счете на проживание УКАЗАНЫ фамилии ОБОИХ работников. Как правильно оформить авансовые отчеты в части расходов на проживание, если оригиналы документов (счет и документ об оплате) имеются в одном экземпляре? Как правильно компенсировать «жилые» расходы командированным лицам? Попадает ли вся сумма компенсации в налоговые затраты предприятия? ОТВЕТ: Напомним, что действующим законодательством запрещено отправлять работника в командировку без обеспечения его средствами для осуществления текущих расходов во время командировки (авансом). Необеспечение командированных работников авансом является нарушением трудового законодательства. Однако, как показывает практика, осуществление безавансовых командировок не редкость. Поскольку в наличии имеется только один комплект документов, подтверждающих проживание ОБОИХ командированнЫХ лиц в гостинице, то в данной ситуации логично сделать копии этих документов и заверить их подписями должностных лиц и печатью предприятия (либо написать, что документ приложен к авансовому отчету другого работника). Тогда один работник (назовем его первым) приложит к Отчету оригинальные документы, а второй - их копии, указав, где находятся оригиналы. При этом стоимость суммы счета необходимо разделить на два, и каждый из работников впишет в свой Отчет половину общей суммы расходов на проживание. Далее бухгалтерия возместит каждому работнику расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице за каждые сутки проживания. И все было бы совершенно замечательно, если бы каждый из командированных работников оплатил свое проживание в номере самостоятельно. Но мы-то знаем, что оплату всего номера во время пребывания в командировке произвел первый работник. В таком случае важно наличие документальных доказательств этого. Если их нет, то проще выплатить каждому компенсацию за проживание в надежде на то, что работник, проживание которого в гостинице любезно оплатил его товарищ, просто вернет эту сумму своему кредитору.
Теперь представим себе, что документы неумолимо подтверждают, что платил только один. Возникает вопрос: можно ли выдать всю сумму «жилой» компенсации одному лишь этому первому работнику? На наш взгляд, предприятие может выплатить всю сумму компенсации за проживание первому работнику без каких-либо фискальных последствий. В этом случае возможны два варианта обоснования такой выплаты. I вариант. Можно исходить из того, что предприятие ПОРУЧИЛО первому работнику оплатить: 1) собственное проживание в гостинице в качестве командированного лица; 2) проживание второго работника от имени предприятия (по аналогии с хознуждами, расходы на которые были понесены в ходе командировки). Хорошо бы подкрепить такое поручение письменно-документально. Поскольку второй работник не понес самостоятельных расходов на проживание (ведь проживание было оплачено предприятием ЧЕРЕЗ другого работника), компенсация расходов (по двум целевым назначениям) производится первому работнику. Ничего страшного для второго работника нет: это все равно, как если бы ПРЕДПРИЯТИЕ купило ему билет. Понятно, что стоимость билета работнику не возмещалась бы. II вариант. Первый работник представляет на предприятие документы на всю сумму компенсации ему одному расходов на проживание в двухместном номере. Мы уже рассматривали проблему, связанную с возможностью возмещения командированному работнику стоимости проживания в двухместном номере гостиницы. Предприятие вправе возместить работнику стоимость проживания в двухместном номере, если приказом или соответствующим положением подобное ограничение не установлено. У такого предприятия в настоящее время нет препятствий и для включения указанных расходов в его налоговые затраты. В конце концов, в гостинице элементарно могло не быть свободных одноместных номеров; да и желания подселиться к вашему работнику никто не изъявил. Что же, в такой ситуации человеку ночевать на вокзале? Кстати, проживание в двухместном номере может оказаться дешевле, нежели проживание в одноместном номере (как в данной, так и в другой гостинице). Так что вполне возможно, что, выбрав двухместный вариант, работник вообще сохранил деньги предприятия. И все-таки - во избежание налоговых разборок - мы рекомендуем работникам при понесении ими командировочных расходов рассчитываться самостоятельно. Но для этого предприятие, как и положено, должно обеспечивать командированных работников авансом, и тогда проблема «кто за кого платит» и «кто кому возмещает» исчезнет сама собой.
Беларусь
"Анонимно"20.06.2014 19:36:01
гугл принес ответ аудитора.:-) в гостиничном счёте указана фамилия одного работника, того, кто оплатил проживание за себя и второго коллегу __ У того работника, который не платил за проживание, в АО нет подтверждающих документов.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»