ПОМОГИТЕ ПОЖАЛУЙСТА, ДИРИК ПОВЕСИТ, ЕСЛИ НЕ ДАМ ОТВЕТ НА ВОПРОС, А Я УЖЕ СОВСЕМ ЗАПУТАЛАСЬ....Добрый день, ответьте, пожалуйста на такой вопрос:на предприятии скопилось большое количество документов (с 1998 года). Комплексная налоговая проверка проводилась в 2006 году. Как правильно оформить уничтожение документов, какой формы должен быть акт на уничтожении, необходимо ли составлять описи документов, как происходит процесс уничтожения, нужно ли обращаться в архив?
Вопрос: На предприятии скопилось большое количество использованных и испорченных бланков строгой отчетности (с 1998 года). Комплексная налоговая проверка проводилась в 2002 году. Как правильно оформить уничтожение использованных бланков строгой отчетности? Какой формы должен быть акт на уничтожение бланков строгой отчетности? Как происходит процесс уничтожения? Пользователи СС «КонсультантБухгалтер:БелорусскийВыпуск»
Ответ: Статья 16 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» обязывает организации хранить первичные учетные документы (в т.ч. бланки строгой отчетности), регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных законодательством сроков, а статья 22 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь обязывает плательщиков обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, других документов и сведений, необходимых для налогообложения. Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 (далее - Постановление N 38) утвержден Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее - Перечень). В Перечне содержатся все виды бухгалтерских и иных документов, подлежащих хранению в течение определенного срока, а также указаны конкретные сроки хранения таких документов. Статьей 462 главы 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела III «Финансы» Перечня установлено, что первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться в течение трех лет после проведения комплексной налоговой проверки. Согласно пункту 4 Положения о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением N 38, исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения документов, заведенных в январе - декабре 2001 г., начинается с 1 января 2002 г. Если их срок хранения установлен Перечнем «3 года», то они могут быть уничтожены с 1 января 2005 г. Если в Перечне указан срок хранения не просто «3 года», а «3 года после комплексной налоговой проверки», то срок хранения документов будет иным. Например, документы были заведены в делопроизводстве в январе - декабре 2001 г., их срок хранения - «3 года после комплексной налоговой проверки». Комплексная налоговая проверка была проведена в 2002 году. Следовательно, 3-летний срок хранения исчисляется с 1 января 2003 г., соответственно эти документы могут быть уничтожены начиная лишь с 1 января 2006 г. Согласно главе 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196, испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к данной Инструкции в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. Затем комиссией производится фактическое уничтожение испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Акт об уничтожении бланков строгой отчетности в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). На основании статьи 462 Перечня бланки строгой отчетности относятся к документам временного (до 10 лет) хранения. Пунктом 205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция), установлено, что документы временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановой, отчетно-статистической, расчетно-денежной и другим системам документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. В Общегосударственном классификаторе Республики Беларуси 010-95 «Унифицированные документы», утвержденном Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 N 10, выделена унифицированная система первичной и отчетной бухгалтерской документации (коАвторизация д УСД 05) и в качестве подсистемы УСД - первичная бухгалтерская документация, к которой и относятся бланки строгой отчетности. Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются комиссией организации, а затем утверждаются руководителем организации. Документы включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции. Уничтожение документов согласно пункту 212 Инструкции осуществляется путем передачи их организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, по приемо-сдаточным накладным. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»