Акт приема-передачи дел После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Акт составляется в произвольной форме и должен содержать название документа, дату и место составления. В нем указываются наименования, даты, номера и другие реквизиты передаваемых документов. При этом если документов немного, то их можно перечислить. В противном случае целесообразно указать папки или подшивки документов, например: «Бухгалтерская отчетность за 2006 год». В соответствии с подп. 8.1 Примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной Приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23.05.1995 N 13, дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). В акте необходимо указать дату передачи документов и отразить те документы, которые отсутствуют. Если имеются замечания по оформлению дел (документы не прошиты, не пронумерованы и т.д.), то это следует также указать в акте. В акте, по мнению автора, необходимо отразить: ф.и.о. лиц, сдающих и принимающих дела; дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел; наименования папок, подшивок (названий первичных учетных документов); серии и номера неиспользованных бланков строгой отчетности, чековых книжек; переданные печати, штампы, ключи от сейфа, бухгалтерии и др. Если какие-либо документы утеряны, не велись либо велись с нарушениями, которые были выявлены при приеме-передаче дел, такая информация указывается в акте. Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации. Акт лучше составить в трех экземплярах: по одному экземпляру новому и прежнему главному бухгалтеру, и один остается в организации.
Беларусь
"Анонимно"25.06.2010 12:03:03
ООО «Экспресс» «УТВЕРЖДАЮ» ПЕРЕЧЕНЬ Директор Попов Попов К.А. 30 июля 2004 г. № 1 (подпись) г.Минск «30» июля 2004 г.
Книг, журналов, документов, бланков, ключей, печатей, штампов организации, передаваемых по акту приема-передачи дел главным бухгалтером
Основание: приказ от 06.07.2004 № 20 ОД. 1. Устав организации и учредительный договор (оригиналы и копии, заверенные нотариусом). 2. Лицензии на осуществление розничной торговли (включая алкогольные напитки и табачные изделия) от 10.05.2004 № 00155. 3. Годовой баланс (с приложениями), пояснительная записка к годовому балансу за 2003 г. 4. Положения об учетной политике организации на 2003 и 2004 гг. 5. Главная книга организации за 2003 г. и I полугодие 2004 г. 6. Расчеты по налогам, сборам и иным обязательным платежам за 2003 г. и I полугодие 2004 г. 7. Статистическая отчетность за 2003 г., январь-июнь 2004 г. (с указанием форм отчетности). 8. Книга учета проверок (ревизий). 9. Акты проверки предприятия за 1998-2003 гг. 10. Акт сверки расчетов с налоговыми органами по состоянию на 01.01.2004 и 01.07.2004. 11. Аудиторское заключение по итогам аудиторской проверки финансово-хозяйственной деятельности организации за 2003 г. 12. Книга покупок за 2003 г., январь-июнь 2004 г. 13. Кассовая книга формы КО-4 за 2003 г. и январь-июнь 2004 г. 14. Кассовая книга формы КО-4в за январь-июнь 2004 г. 15. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 1а) за 2003 г., январь-июнь 2004 г. 16. Чековая книжка (с указанием номеров неиспользованных чеков). 17. Банковские выписки по расчетному счету (белорусские рубли) с приложенными платежными документами за 2003 г., январь-июнь 2004 г. 18. Банковские выписки по валютному счету (российские рубли) с приложенными платежными документами за 2003 г., январь-июнь 2004 г. 19. Акты сверки взаимных расчетов с наиболее крупными контрагентами по состоянию на 01.07.2004. 20. Договоры на расчетно-кассовое обслуживание с банком. 21. Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности за 2003-2004 гг. 22. Копии приказов о приеме на работу, увольнении сотрудников. 23. Трудовые книжки штатных работников. 24. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. 25. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 26. Хозяйственные договоры (аренды, купли-продажи, оказания услуг, перевода долга и уступки требования) за 2003 г., январь- июнь 2004 г. 27. Калькуляции отпускных цен, прейскуранты цен за 2003 г., I полугодие 2004 г. 28. Журнал учета выданных доверенностей (форма М-3). 29. Товарно-транспортные накладные на приход товара за 2003 г., I полугодие 2004 г. 30. Товарно-транспортные накладные на отпуск товара за 2003 г., I полугодие 2004 г. 31. Неиспользованные (чистые) бланки строгой отчетности: 2 (Две) трудовые книжки; 1 (Одна) книжка товарно-транспортных накладных серии АБ с № 0064326 по 0064350; 2 (Две) книжки счетов-фактур по НДС: - серии АА с №№ 0000151 по 0000175; - серии АА с №№ 0000176 по 0000200. 32. Архив бухгалтерских документов за 1998-2002 гг. в количестве 63 (Шестидесяти трех) дел (опись дел архива прилагается). 33. Справочно-нормативная литература (перечень прилагается). 34. Ключи от сейфа, штамп, 2 печати организации (образцы оттисков прилагаются).
Приложение: 1. Опись дел архива предприятия. 2. Перечень справочно-нормативной литературы. 3. Образцы оттисков штампа и печатей организации.
Сдал Николаева Николаева В.П. Члены (подпись) комиссии: _ Петров Петров И.И. (подпись)
Принял Егоров _ Егоров В.И. Смирнова Смирнова А.А. (подпись) (подпись)
Сидоров Сидоров Е.В. (подпись)
30.11.2004 г.
Елена Полякова, экономист
Для более детального изучения см.: 1. Схему 2. Формы документов
Беларусь
"Анонимно"25.06.2010 12:02:26
ПРИКАЗ 06.07.2004 № 20 ОД г.Минск
О приеме-передаче дел
В связи с увольнением главного бухгалтера Николаевой В.П. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заместителя главного бухгалтера Егорова Виктора Ивановича назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 6 августа 2004 г. 2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников предприятия в составе: Петров И.И. - зам. директора; Смирнова А.А. - бухгалтер; Сидоров Е.В. - юрист. 3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии (прилагается). 4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Егоровым В.И. осуществить в период с 7 июля 2004 г. по 30 июля 2004 г. приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел. 5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию. 6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.
Директор Попов Попов К.А. (подпись)
С приказом ознакомлены:
Николаева Николаева В.П. «06» июля 2004 г. (подпись) Егоров Егоров В.И. «06» июля 2004 г. (подпись) Петров Петров И.И. «06» июля 2004 г. (подпись) Смирнова Смирнова А.А. «06» июля 2004 г. (подпись) Сидоров Сидоров Е.В. «06» июля 2004 г. (подпись)
30.11.2004 г.
Елена Полякова, экономист
Для более детального изучения см.: 1. Схему 2. Формы документов
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»