Исходя из требований Инструкции о трудовых книжках личная карточка должна в обязательном порядке оформляться на тех лиц, на которых ведутся трудовые книжки, т.е. на всех работающих у нанимателя свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. В отличие от личных дел, которые по общему правилу заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих (ч. 2 п. 2 Инструкции N 2), личные карточки оформляются и на рабочих. Необходимость ведения личных карточек на иных лиц, например работающих по совместительству, определяется нанимателем самостоятельно во внутреннем локальном нормативном правовом акте, который регулирует порядок заполнения формы личной карточки работника. Срок, в течение которого должна быть заведена личная карточка работника, законодательством не установлен. Полагаем, что в этом случае необходимо учитывать нормы, предусмотренные для внесения записей в трудовые книжки работников: не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (п. 15 Инструкции о трудовых книжках). В целях ускорения процесса возможно заполнение отдельных строк, разделов, граф личной карточки на компьютере, но в силу того, что в соответствии с п. 16, ч. 4 п. 58 Инструкции о трудовых книжках требуется подпись работника на личной карточке, ведение личной карточки на бумажном носителе обязательно. Срок хранения личной карточки составляет 75 лет после увольнения работника (п. 639 Перечня документов со сроками хранения).
Беларусь
"Анонимно"27.11.2012 16:40:48
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью «Ромашка» Директор Подпись И.И.Смирнов ИНСТРУКЦИЯ 04.06.2011
04.06.2011 N 5
г. Минск
О порядке ведения личных карточек работников ООО «Ромашка»
1. Инструкция о порядке ведения личных карточек работников (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок заполнения, ведения и хранения личных карточек работников ООО «Ромашка». 2. Личная карточка работника ООО «Ромашка» (далее - личная карточка) ведется по форме, утвержденной Приказом директора ООО «Ромашка» от 04.06.2011 N 172. 3. Личная карточка заполняется в день приема на работу на всех лиц, работающих по трудовому договору (контракту) ООО «Ромашка», специалистом отдела кадров или лицом, выполняющим его обязанности при временном отсутствии специалиста отдела кадров. 4. При заполнении личной карточки работника соблюдаются следующие требования: 4.1. в таблице указывается номер личной карточки по порядку, пол (буквами «М», «Ж»), табельный номер, а также первая буква фамилии работника; 4.2. раздел «Общие сведения»: 4.2.1. раздел заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства о государственном социальном страховании. Сведения в графы «адрес фактического проживания», «телефон», «мобильный телефон» вносятся на основании опроса работника и с его согласия; 4.2.2. фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью, без сокращения, без замены инициалами; 4.2.3. в графе «дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983); 4.2.4. в графе «место рождения» указывается населенный пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с записями в документе, удостоверяющем личность. Допускаются сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос; район - р-н; 4.2.5. в графе «гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); 4.2.6. в графе «образование» указываются название и год окончания высшего, среднего специального или профессионально-технического учебного заведения. В соответствующие строки вносятся сведения о специальности, присвоенной квалификации, а также серия (при наличии), номер и дата выдачи документа об образовании. Если работник окончил несколько учебных заведений, указываются сведения об окончании всех учебных заведений, подтверждающие документы об окончании которых работник представил; 4.2.7. графы «ученая степень», «ученое звание» заполняются на основании документов о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания. При их отсутствии графы остаются пустыми; 4.2.8. графа «должность (профессия)» заполняется на основании приказа о приеме на работу и штатного расписания; 4.2.9. в графе «семейное положение» указываются данные на момент заполнения личной карточки: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)»; 4.2.10. в графе «состав семьи» перечисляются члены семьи, проживающие совместно с работником с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) и дата рождения каждого члена семьи; 4.2.11. графа «идентификационный номер» заполняется на основании личного номера работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность; 4.2.12. в графе «документ, удостоверяющий личность» указываются вид соответствующего документа, его серия (при наличии), номер, наименование выдавшего органа, а также дата выдачи. При замене документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные; 4.2.13. в графах «адрес регистрации по месту жительства» указывается почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник проживает в ином месте, с его слов заполняется графа «адрес фактического проживания»; 4.2.14. работник знакомится с записями, внесенными в раздел «Общие сведения» личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается; 4.3. раздел «Назначения и переводы» заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник знакомится под роспись; 4.4. раздел «Отпуска» заполняется на основании приказов о предоставлении отпусков; 4.5. в раздел «Дополнительные сведения» вносятся сведения о работнике, не отраженные в иных разделах, в частности наличие водительского удостоверения с указанием категории, данные о работающем инвалиде и иные сведения; 4.6. при прекращении трудового договора в соответствующих строках личной карточки указываются основание и дата прекращения трудового договора, номер и дата приказа об увольнении. 5. Изменения в личную карточку вносятся на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике с указанием наименования такого документа, даты и номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф. При изменении фамилии, собственного имени, отчества работника прежняя запись зачеркивается, измененная запись вносится рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой. Произведенные изменения заверяются подписью должностного лица отдела кадров, осуществившего изменения. Подпись расшифровывается, указывается должность подписавшего лица. Проставляется дата внесения изменений. 6. В случае если в личной карточке отсутствует место для внесения данных, то оформляется дополнительный лист личной карточки. При этом на лицевой стороне первого листа ставится отметка «Продолжение на дополнительном листе». На дополнительном листе заполняется таблица с указанием номера личной карточки (переносится с первого листа), табельного номера, пола и первой буквы фамилии работника, графы «фамилия», «собственное имя», «отчество», вносятся необходимые сведения. 7. Личные карточки хранятся в отделе кадров отдельно от иных документов в алфавитном порядке. 8. При увольнении работника личная карточка сдается в архив, где хранится в течение 75 лет после увольнения работника.
Директор Подпись И.И.Смирнов
Беларусь
"Анонимно"27.11.2012 16:40:19
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ПРИКАЗ
04.06.2011 N 172
г. Минск
Об утверждении формы личной карточки работника ООО «Ромашка»
В целях соблюдения требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30, а также для ведения кадрового учета в ООО «Ромашка» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить форму личной карточки работника ООО «Ромашка» согласно приложению. 2. Работникам отдела кадров применять вышеуказанную форму личной карточки работника с 05.06.2011. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Петрова П.П.
Директор Подпись И.И.Смирнов
Начальник юридического отдела Подпись С.С.Сидоров 04.06.2011
С приказом ознакомлен Подпись П.П.Петров 04.06.2011
Беларусь
"Анонимно"27.11.2012 16:39:47
Таким образом, в целях соблюдения требований Инструкции о трудовых книжках наниматель должен самостоятельно разработать форму личной карточки работника. При этом он может взять за основу ранее действовавшую форму N Т-2. При разработке формы личной карточки за основу можно взять форму N Т-2 и скорректировать ее с учетом потребностей конкретного предприятия и современных реалий: - дополнить разделами, графами, строками, предполагающими указание более детальных сведений о работнике (например, адреса регистрации по месту жительства и адреса фактического проживания, мобильного телефона, идентификационного номера); - удалить отдельные графы, строки, разделы; - предусмотреть больше строк в некоторых разделах, например, для внесения более подробных сведений об образовании, так как сейчас многие работники имеют несколько образований, в том числе одного профессионального уровня; - привести наименования граф, в которые вносятся коды по общегосударственным классификаторам, в соответствие с действующими в Республике Беларусь классификаторами. Их можно вообще удалить, если их указание не имеет практического значения в деятельности конкретной организации, и произвести иные изменения. Одним из требований организации документооборота на предприятиях независимо от формы собственности является соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (подп. 138.2 п. 138 Инструкции по делопроизводству). В связи с этим целесообразно определить порядок заполнения формы личной карточки, а также порядок ведения личных карточек работников в соответствующем локальном нормативном правовом акте (инструкции либо правилах) организации. В инструкции (правилах) о ведении личных карточек работников следует также предусмотреть порядок уточнения данных, внесенных в личную карточку работника, поскольку в течение работы у нанимателя отдельные сведения о работнике могут измениться (например, семейное положение, состав семьи). Разработанные в организациях формы личной карточки, а также инструкции (правила) об их ведении относятся к документам, которые подлежат утверждению (п. 5, 16 Примерного перечня документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству)). Утверждение может производиться как изданием отдельного распорядительного документа (приказа, распоряжения), так и путем проставления должностным лицом грифа утверждения непосредственно на самом утверждаемом документе. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Локальными нормативными правовыми актами может предусматриваться также необходимость внутреннего согласования (визирования) проекта такого приказа с должностными лицами некоторых структурных подразделений организации (например, отдела кадров, юридического отдела и т.д.). Как внутренние документы, требующие учета и исполнения, приказ (распоряжение) и инструкция (правила) о ведении личной карточки работника подлежат регистрации (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству). 11.3. Ведение личных карточек работников
Исходя из требований Инструкции о трудовых книжках личная карточка должна в обязательном порядке оформляться на тех лиц, на которых ведутся трудовые книжки, т.е. на всех работающих у нанимателя свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. В отличие от личных дел, которые по общему правилу заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих (ч. 2 п. 2 Инструкции N 2), личные карточки оформляются и на рабочих. Необходимость ведения личных карточек на иных лиц, например работающих по совместительству, определяется нанимателем самостоятельно во внутреннем локальном нормативном правовом акте, который регулирует порядок заполнения формы личной карточки работника. Срок, в течение которого должна быть заведена личная карточка работника, законодательством не установлен. Полагаем, что в этом случае необходимо учитывать нормы, предусмотренные для внесения записей в трудовые книжки работников: не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (п. 15 Инструкции о трудовых книжках). В целях ускорения процесса возможно заполнение отдельных строк, разделов, граф личной карточки на компьютере, но в силу того, что в соответствии с п. 16, ч. 4 п. 58 Инструкции о трудовых книжках требуется подпись работника на личной карточке, ведение личной карточки на бумажном носителе обязательно. Срок хранения личной карточки составляет 75 лет после увольнения работника (п. 639 Перечня документов со сроками хранения).
Беларусь
О.И.27.11.2012 16:38:03
Личная карточка работника - это документ, который в систематизированном виде содержит различные сведения о работнике, необходимые для кадрового учета: общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.), а также сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.). Прямой нормы, предписывающей нанимателям вести личные карточки на работников, на сегодняшний день нет. Однако в соответствии с п. 16 Инструкции о трудовых книжках с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Кроме того, при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке, собственноручно указав дату получения (п. 58 Инструкции о трудовых книжках).
В настоящий момент отсутствует унифицированная форма личной карточки, нормативно не определен порядок ее ведения и заполнения. Постановление N 241, которым были утверждены форма личной карточки N Т-2, а также Краткие указания по применению и заполнению форм (далее - Краткие указания по применению и заполнению форм N 241), не применяется на территории Республики Беларусь с 22.11.2007 (Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»). Таким образом, в целях соблюдения требований Инструкции о трудовых книжках наниматель должен самостоятельно разработать форму личной карточки работника. При этом он может взять за основу ранее действовавшую форму N Т-2.
Беларусь
"Анонимно"27.11.2012 16:00:16
Т-2 это упрощен. схема ведения личных дел для микроорганизаций, можете делать весь пакет личных дел.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»