Мы грузоотправитель (поставщик), приехал за товаром Покупатель, и случайно прихватил наш экземпляр, мы искали свой экземпляр, не могли найти, перезвонили Покупателю. На следующий день они перезвонили, сказали, да свезли наш экземпляр, отправят почтой, простым отправлением, отправили, клянутся что отправили, но мы не получили. Ситуация была 23.11.2023, сегодня уже 08.12.2023, накладной нет. Читала в айлексе, что в таких ситуациях делать. Правильно я поняла, что можно попросить Покупателя, чтобы он сделал копию со своего первого экземпляра, заверил ее должным образом и прислал нам уже заказным с уведомлением? Таким образом факт отгрузки будет документально подтвержден?
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
Однако следует помнить, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным учетным документом (ПУД). Кроме того, организация обязана хранить необходимые для налогообложения документы и представлять их контролирующим органам по их требованию (п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучете, подп. 1.6 и 1.11 ст. 22 НК, абз. 3 ч. 1 п. 8 Положения N 510).
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
1. Сообщить руководителю организации об обнаружении фактов утраты документов. Это можно сделать посредствам докладной записки (п. 14 Инструкции N 33/77/17, п. 13 Инструкции по БСО N 196, п. 118 Инструкции по делопроизводству N 4).
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
- затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц (ч. 1 ст. 199 ТК);
- по аналогии с предыдущей ситуацией создать комиссию по проверке обнаруженных фактов (п. 20 Инструкции N 33/77/17).
3. Для восстановления самого ПУД целесообразно направить контрагенту запрос (например, в форме письма) с просьбой предоставить заверенную копию утерянной накладной. Ведь юрлица могут выдавать копии имеющихся у них документов другим юрлицам или их представителям. При этом в указанном запросе нужно обосновать, что такие копии нужны для решения вопросов, касающихся прав или законных интересов организации (подп. 1.3 Постановления Совмина N 1256).
4. Когда копия накладной получена, стоит проверить наличие всех необходимых реквизитов, чтобы иметь возможность принять ее к учету вместо утерянного оригинала. Итак, копия документа должна воспроизводить все реквизиты самого документа и быть заверенной уполномоченным должностным лицом и печатью контрагента. При этом отметка о заверении включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч. 2, 5, 7 и 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству N 4).
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности (подп. 3.11 Декрета N 7).
5. Убедившись, что копия накладной оформлена верно, к ней прикладывают объяснительные и копии других документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции (при необходимости), после чего хранят вместо утерянного оригинала (п. 1 ст. 10 Закона о бухучете).
Беларусь
"Анонимно"08.12.2023 14:19:34
А может можно просто копию снять?
Беларусь
"Анонимно"08.12.2023 12:39:49
Я бы поступала так: докладная на утерю накладной, приказ на создание комиссии и составления акта по утере накладной, письмо покупателю с просьбой выслать заверенную копию накладной 2-й экземпляр. При получении прикрепить к заверенной копии все составленные доки. Это и будет подтверждением реализации.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»