Всем доброго утра! Подскажите, можно ли приказы на командировки нумеровать другой буквой, кроме л, «км», к примеру? Мы перевозчики, приказов на командировки по несколько штук на неделе, хотелось бы вести нумерацию и регистрацию отдельно от прочих кадровых приказов. Если можно, ссылку какую-нибудь на законодательство.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (п. 172 Инструкции по делопроизводству[1]).
Поэтому приказы с литерами «к» и «л» должны формироваться в разные дела, потому что они имеют разный срок хранения:
• «к» (для документов 75-летнего срока хранения) — подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов НАФ[2];
• «л» (для документов 3-летнего срока хранения) — подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов НАФ.
Кстати
Согласно п. 170 Инструкции по делопроизводству допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Что касается нумерации (регистрационных индексов приказов по личному составу), то приказы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Приказы по личному составу определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы об увольнении, командировании, о предоставлении отпусков и т.д. (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Регистрационным индексом такого приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Например, для увольнения буква «у» или «У», для дисциплинарных взысканий «дв» или «ДВ» по усмотрению. Соответственно индекс может выглядеть так: «15-к-У», где «15» — порядковый номер, «к» — литерное обозначение для документов 75-летнего срока хранения, «У» — буквенное обозначение, идентифицирующее приказы об увольнении.
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»