Если контора относительно не большая - то можно последующими заказами отрегулировать (где-то чуть добавить в списание и т.д.). Если контора большая и государственная - то тогда конечно надо все по правилам - например списать как перерасход сверх норм(справочка, приказ и т.д.) и конечно НДС сверху. или потеряли (бывает) - тогда кто виноват и с них удержать...:)