 |
Вопрос: Каким образом организация должна оформлять копии документов? Достаточно ли надписи «Копия верна», печати и подписи?
Ответ: В соответствии с подпунктом 2.3.16 пункта 2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной Приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 г. N 13, оформление копий документа осуществляется следующим образом.
Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение, разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово «Копия» или «Выписка» (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом «подпись»; отметка оформляется по образцу:
Верно
Инспектор
отдела кадров Личная подпись И.О.Фамилия
09.10.93
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ; на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что в отдельных случаях законодательством Республики Беларусь могут быть предусмотрены дополнительные требования к копиям документов, например нотариальное свидетельствование их верности.
Юрист Ю.А.ВЕРЕМЕЙКО
19.10.2006
Беларусь
|
|
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»