В связи с окончанием финансового года было проведено собрание коллектива в ресторане с подведением итогов, а также был банкет и концертная программа , куда входной НДС по расходам мероприятия*
Накладная уже подписана. --- Значит акт составлять вам. По документам выходит что вы купили водку и закусь, а чтобы подтвердить что вы все выпили/съели нужен акт. Обычно это делается когда на природе пьют, а не в ресторане :)