В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек). Кроме того, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 (далее - Перечень)) нормы хранения, которые обязательны к исполнению государственными и негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 3 примечания к Перечню), действуют для личных карточек (п. 217 Перечня). Таким образом, ведение личной карточки на сегодняшний день обязательно.
Беларусь
"Анонимно"30.08.2011 12:15:35
Разработка формы личной карточки
Чтобы определить, в должностные обязанности какого работника входит разработка форм личной карточки, нужно обратиться к действующим в организации локальным нормативным правовым актам (инструкции по делопроизводству, положениям о структурных подразделениях, должностным инструкциям), трудовым договорам. В зависимости от предусмотренных в них норм, а также размера и структуры предприятия это может быть руководитель или специалист отдела кадров, другой работник. Соответствующими документами может устанавливаться и необходимость согласования разработанного проекта формы с должностными лицами иных подразделений. Например, проект формы личной карточки, подготовленный специалистом отдела кадров, на основании инструкции по делопроизводству может подлежать согласованию с начальником юридического отдела. При разработке личной карточки за основу можно взять форму T-2 и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, по сравнению с формой Т-2 могут быть произведены следующие изменения: 1) дополнены строки, предполагающие указание более детальных сведений о работнике: не только год рождения детей, но и дата (в частности, для использования при начислении пособий по уходу за детьми, различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, и т.д.), адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания, мобильный телефон, идентификационный номер; 2) удалены некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии; 3) увеличено количество строк в отдельных графах раздела «Общие сведения», например, для указания сведений об образовании, так как сейчас многие работники имеют несколько образований, в том числе одного профессионального уровня; 4) согласованы с действующими в Республике Беларусь общегосударственными классификаторами графы, в которые вносятся соответствующие коды. Эти графы могут быть вообще удалены, если не имеют практического значения для деятельности конкретной организации; 5) заменены отдельные графы. Так, вместо графы «национальность» введена графа «гражданство», вместо графы «паспорт» - «документ, удостоверяющий личность». Форма личной карточки, разработанная для использования на конкретном предприятии, утверждается его руководителем.
Беларусь
"Анонимно"30.08.2011 12:16:56
Заполнение и ведение личной карточки
В связи с отсутствием в настоящее время нормативного акта, регламентирующего порядок заполнения личных карточек, в целях единства их оформления на предприятии следует разработать внутренний документ по заполнению и ведению личной карточки (инструкцию, регламент) (далее - инструкция). Им же будет определяться и порядок внесения изменений в произведенные записи, дополнения данных при отсутствии свободного места. При разработке инструкции можно учитывать положения нормативных правовых актов о заполнении аналогичных данных в иных документах о труде (в частности, нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)). Полагаем, что в целях ускорения процесса можно заполнять отдельные графы личной карточки на компьютере с помощью специальных программ. Однако в силу того, что законодательство требует наличия собственноручной подписи работника на личной карточке, обязательно вести эту карточку на бумажном носителе. Личная карточка не входит в состав документов личного дела (состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), она ведется отдельно. В связи с тем что срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 217 Перечня), рекомендуем изготовлять ее из плотной бумаги.
Беларусь
"Анонимно"30.08.2011 12:18:13
есть еще такое ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 26 марта 2004 г. N 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»