Основным законодательным актом, которым следует руководствоваться при смене главного бухгалтера коммерческой организации и который определяет действия администрации предприятия в этой ситуации, является Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон). Кроме того, необходимо учитывать нормы следующих документов: - Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК); - Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (далее - Положение № 11); - Порядка выдачи налоговыми органами документов о внесении в Государственный реестр налогоплательщиков Республики Беларусь сведений о руководителе и (или) бухгалтере (главном бухгалтере) коммерческой или некоммерческой организации,утвержденного приказом Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 31.03.1999 № 54; - иных нормативно-правовых актов РБ;
На главного бухгалтера, как и на всех штатных сотрудников предприятия, распространяются все нормы трудового законодательства, действующие в Республике Беларусь. Поэтому, приняв решение об увольнении по собственному желанию, главный бухгалтер обязан уведомить нанимателя об этом письменно (заявление об увольнении) за один месяц до момента своего ухода (ст.40 ТК). Согласно ст.7 Закона назначение на должность и освобождение главного бухгалтера от занимаемой должности осуществляется руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами. Подчинение главного бухгалтера непосредственно руководителю предопределяет статус бухгалтерии как самостоятельной структурной единицы, не входящей в состав какого-либо иного подразделения организации. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом. Помимо обычных процедур, предусмотренных при увольнении, следует организовать передачу дел новому главному бухгалтеру. Передача должна состояться независимо от того, приходит на должность главного бухгалтера совершенно новый сотрудник, или происходит повышение в должности работника бухгалтерии этой же организации (чаще всего - заместителя главного бухгалтера). Нередко на практике нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности (например, заместителя главного бухгалтера, экономиста), а впоследствии назначают главным бухгалтером. Это возможно в ситуации, когда уходящий главный бухгалтер еще работает. То есть в течение небольшого отрезка времени в организации фактически работают два главных бухгалтера. В случае когда известно, что после увольнения главного бухгалтера эта должность будет вакантной, бухгалтерские документы следует передать по акту руководителю предприятия, так как в соответствии с абзацем первым ст.6 и абзацем четвертым ст.16 Закона ответственность за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения, хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности несет руководитель предприятия (учреждения). Иными словами, при отсутствии нового главного бухгалтера процедура передачи дел будет состоять из: 1) передачи дел уходящим главным бухгалтером руководителю или назначенному его приказом временно исполняющему обязанности; 2) передачи дел временно исполняющим обязанности новому главному бухгалтеру. Если же отсутствует главный бухгалтер, обязанный сдать дела (в исключительных случаях), передачу дел осуществляет его заместитель. Таким образом, в процедуре передачи дел будут участвовать три стороны: главный бухгалтер (уходящий или новый), руководитель предприятия и временно исполняющий функции главного бухгалтера (например, заместитель главного бухгалтера).
Рассмотрим процедуру передачи дел, обусловленную сменой главного бухгалтера. Передача дел должна быть начата сразу после того, как руководитель получит информацию об уходе главного бухгалтера, в противном случае возникает риск не успеть завершить эту процедуру в течение месяца - срока предупреждения нанимателя об увольнении. Однако если главный бухгалтер не успеет передать до окончания обозначенного срока дела, работодатель не имеет права каким-либо образом задерживать его на работе, особенно если работник увольняется по собственному желанию. Передачу дел при смене главного бухгалтера можно условно разделить на несколько этапов:
I этап. Определение даты, на которую передаются дела
Чтобы зафиксировать финансово-хозяйственное состояние организации на определенную дату и проконтролировать соблюдение требований непрерывности, полноты ведения учета, дела, как правило, передаются по состоянию на 1-е число месяца. Например, если заявление об уходе по собственному желанию подано 4 апреля, то последним рабочим днем главного бухгалтера на данном предприятии будет 4 мая. В силу того что действующим законодательством установлены сроки сдачи бухгалтерской отчетности за текущий месяц до 20-го числа следующего месяца, отчитываться о хозяйственной деятельности предприятия за апрель предстоит уже новому главному бухгалтеру (или, при отсутствии такового, лицу, временно исполняющему обязанности главного бухгалтера). В нашем примере датой состояния бухгалтерского учета, зафиксированной в акте приема-передачи дел, будет 1 апреля.
II этап. Издание приказа о приеме на работу и/или возложении обязанностей главного бухгалтера, внесение изменений в документы
Для того чтобы нормальная работа организации продолжалась и в период и после увольнения главного бухгалтера, необходимо своевременно внести соответствующие изменения в некоторые документы. Увольнение главного бухгалтера неизбежно влечет за собой внесение изменений в данные, указанные в ранее представленных в ИМНС заявлении о присвоении УНП и извещении об открытии счета, и соответственно в Государственный реестр налогоплательщиков, а также замену карточки с образцами подписей и оттиска печати, представленную в обслуживающий банк.
В период приема-передачи дел обязанности главного бухгалтера может выполнять как уходящий главный бухгалтер, так и лицо, уполномоченное на то руководителем организации. Если работник, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, не обладает правом второй подписи и не внесен в карточку с образцами подписей и оттиска печати, ранее представленную в обслуживающий банк, необходимо оформить карточку с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия (но не более двух месяцев) и выписку из приказа по предприятию. Временная карточка подписывается руководителем и действующим главным бухгалтером предприятия, скрепляется оттиском печати и дополнительного удостоверения не требует. После утверждения акта приема-передачи дел обязанность контроля составления и под После утверждения акта приема-передачи дел обязанность контроля составления и подписи документов принимает на себя новый главный бухгалтер. Приказ (распоряжение) о назначении на должность подписывается руководителем предприятия, а не иным должностным лицом, например финансовым или коммерческим директором.
После назначения нового главного бухгалтера необходимо полностью переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати.
III этап. Завершение учетного процесса и составление отчетности на дату передачи дел
Под завершением учетного процесса понимается выполнение всех бухгалтерских записей, которые должны быть произведены
Подскажите пожалуйста, купили в офис вентилятор по безнал. расчету(300 000 руб.)Как оприходовать, на счет 10,9? как потом его списывать? Если непроизводственного характера, то за счет прибыли?
Подскажите пожалуйста, опытные бухгалтера.Мы транспортная организация.Приняли водителя по договору подряда (автоперевозка экспортных грузов). Оплату по договору подряда я могу отнести на с/с или за счет прибыли?
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»